und ein paar grundlegende Hinweise:
Attachements sollten eine gewisse Größe nicht überschreiten. Im Falle von Massenaussendungen mit Anhang empfiehlt es sich, die Datei auf einen Web- bzw. ftp-Server oder in die TU Graz cloud zu legen und nur einen Link dorthin zu versenden um den E-Mail-Server nicht unnötig zu belasten.
HTML-E-Mails werden von einigen Servern und vielen Benutzern blockiert, weil sie im Unterschied zu reinen Text-E-Mails durch die Möglichkeit „aktive Inhalte“ einzubetten (Java, JavaScript, ActiveX, …) ein viel höheres Sicherheitsrisiko darstellen, ohne dass i. Allg. mehr Inhalt transportiert wird.
Wie bekomme ich einen E-Mail-Account?
Wie bekomme ich ein E-Mail-Zertifikat?
Wie lange ist der E-Mail-Account gültig?
Kann ich meine E-Mail-Adresse ändern?
Wie komme ich zu meinen E-Mails?
Wo kann ich Weiterleitungen oder eine automatische Antwort einrichten?
Was muss ich tun, wenn ich mein Kennwort vergessen habe bzw. wenn es nicht mehr funktioniert?
Warum sind meine E-Mails (teilweise) verschwunden?
Warum bleibe ich over quota, obwohl ich E-Mails (auf der „sbox“) lösche?
Warum kann ich keine E-Mails löschen, wenn ich auf der „sbox“ bereits over quota bin?
Kann ich gelöschte E-Mails rekonstruieren?
Woher kommen auf der „sbox“ die Ordner announce und archive?
Wie versende ich Daten, die über dem Größenlimit liegen?
Warum kann ich Attachments, die kleiner als das Größenlimit sind, nicht versenden?
Warum sehe ich manche Attachments nicht?
Warum kann ich gewisse Dateien nicht empfangen bzw. versenden?
Warum bekomme ich E-Mails, obwohl ich gar nicht in der Adresse stehe?
Warum bekomme ich manche E-Mails nicht?
Warum werden manche E-Mails nicht weitergeleitet?
Warum werden E-Mails mit dem Hinweis auf RFC 2606 abgelehnt?
Wieso kommen manche E-Mails, die ich versende, nicht an?
Warum kann ich (an bestimmte Adressen) keine E-Mails versenden?
Warum gibt es Probleme mit @ bei Webmail unter MacOS?
Wo finde ich die E-Mail-Adressen (Adressbücher, Whitepages)?
Warum bekomme ich eine Fehlermeldung beim Versenden oder Empfangen?
Warum kann ich manche Links nicht anklicken?
Wie bekomme ich einen E-Mail-Account?
Das ist im Detail auf einer anderen webseite beschrieben.
Wie bekomme ich ein E-Mail-Zertifikat?
Die einzelnen Schritte sind auf einer eigenen Seite beschrieben.
Wie lange ist der E-Mail-Account gültig?
Nachdem man sein Dienstverhältnis oder sein Studium beendet hat, wird der TU Graz-Account deaktiviert und der damit verbundene E-Mail-Account gelöscht und auch Weiterleitungen etc. entfernt.
Für Bedienstete geschieht dies mit dem Tag des Ausscheidens, für Studierende i. Allg. entweder am 15. Dezember oder am 15. Mai, davor wird aber per E-Mail gewarnt und mitgeteilt, welche Dienste dann nicht mehr nutzbar sind.
Kann ich meine E-Mail-Adresse ändern?
Nur wenn sich Ihr Name ändert.
Vergessen Sie nach der Änderung Ihrer E-Mail-Adresse nicht, die Absender-Adresse in allen E-Mail-Clients, die Sie verwenden, zu korrigieren!
Wie komme ich zu meinen E-Mails?
Sie können die E-Mails per Webmail (Studierende/Alumni) oder OWA (Bedienstete) abrufen oder Sie verwenden einen beliebigen anderen IMAP-fähigen E-Mail-Client, den Sie mit den E-Mail-Zugangsdaten konfigurieren. Der Bediensteten-Server ist ein Exchange-Server, d. h. hier können Sie auch Exchange-fähige Clients verwenden (Outlook kann sowohl als Exchange- als auch als IMAP-Client verwendet werden, beides hat Vor- und Nachteile).
Wenn Sie über Ihre TUGRAZonline-Visitenkarte einzusteigen versuchen und Sie kommen über den Link „SBOX-Webmail“ bzw. „TU Graz - E-Mail“ nicht zu Ihren E-Mails, dann versuchen Sie zuerst, ob Sie sich direkt in Webmail bzw. OWA anmelden können. Wenn das funktioniert, dann hat nur TUGRAZonline ein Problem, der E-Mail-Server und der Webmail-Client sind nicht betroffen.
Falls Sie sich auch direkt per Webmail (bzw. OWA) nicht einwählen können, dann schauen Sie bitte in unserer Newsgruppe oder im RSS-Feed nach, ob dort Probleme gemeldet wurden, sonst melden Sie das bitte an den IT-Support, dort wird dann abgeklärt, ob nur Webmail (bzw. OWA) oder doch auch der IMAP- bzw. Exchange-Server selbst betroffen ist.
Wo kann ich Weiterleitungen oder eine automatische Antwort einrichten?
Für Studierende und Alumni geschieht das im Bereich „Filter“ im Webmail-Client, Bedienstete machen das über Outlook oder OWA.
Bitte beachten Sie die Richtlinie zum automatisierten Weiterleiten von dienstlichen E-Mails ([1][2][3]), die erlaubten Ausnahmen sind abschließend taxativ aufgezählt!
Was muss ich tun, wenn ich mein Kennwort vergessen habe bzw. wenn es nicht mehr funktioniert?
Das ist kein E-Mail-Problem - das E-Mail-Kennwort entspricht (Prinzip single credentials) dem TU Graz-Kennwort.
Warum sind meine E-Mails (teilweise) verschwunden?
Haben Sie vielleicht mit einem mobilen Client (Smartphone) zugegriffen?
Dort sind die Voreinstellungen oft so, dass die E-Mails
Warum bleibe ich over quota, obwohl ich E-Mails (auf der „sbox“) lösche?
Jeder User hat nur einen bestimmten Plattenplatz für E-Mails und es werden auch nur E-Mails bis zu einer bestimmten Größe angenommen (Werte für Limits).
Der aktuelle Platzverbrauch ist z. B. in Webmail in der Zeile unter der Hauptnavigation sichtbar:
Vor allem der Platz, den gesendete E-Mails im Ordner sent-mail (oder Sent etc.) verbrauchen, wird immer wieder vergessen!
Außerdem wird oft nicht beachtet, dass die Voreinstellung vieler E-Mail-Clients unterschiedlich ist, wodurch es dann manche Ordner mehrfach gibt, z. B. drafts/Drafts, trash/Trash/Papierkorb/Deleted Messages, sent/Sent/Gesendet/Sent Messages, Spam/Junk/Junk-E-Mail …
Um das zu verhindern muss jedes neue Programm, das man verwendet, erst richtig konfiguriert werden! |
Es ist auch darauf zu achten, den richtigen Archive-Ordner zum Archivieren von E-Mails zu verwenden. Wenn man einen selbsterstellten Ordner in der INBOX verwendet, dann erhöht das eher den Platzverbrauch in der INBOX!
Beim Aufräumen müssen dann diese alle abonniert werden - besser ist es gleich alle Clients gleich zu konfigurieren.
Beim Löschen von E-Mails müssen Sie auch beachten, ob die E-Mails dabeiBei Verwendung von Webmail ist der Ordner sent-mail u. U. erst zu abonnieren (über den Menüpunkt „Ordner“) und kann (je nach Einstellungen) auch automatisch periodisch umbenannt (z. B. sent-mail-MM-YYYY) werden.
Falls Sie (fast) Ihren gesamten Platz verbraucht haben, müssen Sie Ihren E-Mail-Client so umkonfigurieren, dass er beim Löschen von E-Mails diese nicht in den Papierkorb verschiebt, sondern entweder sofort löscht oder als gelöscht markiert (und dann „endgültig löschen“), nach diesen Einstellungen sollten Sie dann genügend E-Mails löschen um wieder Platz für neue E-Mails zu schaffen. In Webmail geht das leider nicht, hier gibt es nur die Möglichkeit den Papierkorb zu leeren, aber auch dazu ist etwas Platz notwendig. Falls Sie also schon „over quota“ sind, müssen Sie zuerst E-Mails ins Archiv verschieben, dann den Papierkorb leeren. Sollte auch im Archiv kein Platz mehr frei sein, müssen Sie mit einem anderen E-Mail-Client Platz schaffen! Sie sollten Ihre Einstellungen so wählen, dass E-Mails beim Löschen in den Papierkorb verschoben werden und dass der Papierkorb entweder regelmäßig geleert wird oder Sie ihn anlassbezogen leeren. |
Als gelöscht markierte E-Mails werden erst wirklich gelöscht, wenn Sie dann je nach Client „endgültig löschen“ oder „Ordner komprimieren“ aufrufen oder das für das Abmelden konfiguriert haben (auch danach können E-Mails von den Postmastern noch eine gewisse Zeit lang rekonstruiert werden).
Außerdem kann es bis zu 30 Minuten dauern, bis die Mailgates von der sbox „informiert“ werden, dass der User Platz geschaffen hat (der entsprechende Job läuft zu jeder vollen und jeder halben Stunde). Accounts, die länger „over quota“ waren, müssen von den Postmastern händisch frei geschaltet werden.
Warum kann ich keine E-Mails löschen, wenn ich auf der „sbox“ bereits over quota bin?
Wie schon zuvor erwähnt liegt das an Ihren Einstellungen bzw. Ihrem Client - Sie müssen die E-Mails sofort löschen, für das Verschieben in den Papierkorb haben Sie ja keinen Platz mehr.
Mit dem Client „Webmail“ geht das aber nicht, hier gehen Sie folgendermaßen vor:
Sollte auch das Archiv bereits voll sein, müssen Sie einen anderen E-Mail-Client verwenden, der sofortiges Löschen beherrscht (z. B. Thunderbird).
Damit das Verschieben oder Löschen von E-Mails sofort durchgeführt wird (und nicht erst beim Schließen von Thunderbird), müsen Sie die Option auto-expunge manuell aktivieren. Einfach geht das, indem Sie die Konfiguration bearbeiten und mail.imap.expunge_option auf 1 sowie mail.imap.expunge_after_delete auf True setzen.
Kann ich gelöschte E-Mails rekonstruieren?
Im Prinzip sollte jeder gute E-Mail-Client mehrere Einstellungen zum Löschen von E-Mails haben, z. B.
wenn Sie E-Mails also sofort löschen, dann ist das eigentlich Ihr Problem (es gibt kein Backup außer für Desaster Recovery), trotzdem kann es aber natürlich passieren, dass man selbst mit einer sicheren Lösch-Methode irrtümlich doch wichtige Nachrichten löscht, daher werden E-Mails auf Serverseite erst nach einer bestimmten Verzögerung (90 Tage für Bedienstete am Exchange-Server, 3 Tage für Studierende) tatsächlich gelöscht. Studierende müssen sich an die Postmaster wenden, dann können E-Mails rekonstruiert werden, Exchange-Benutzer können das über Outlook bzw. OWA selbst machen (Kontextmenü „Gelöschte Elemente wiederherstellen“).
Woher kommen auf der „sbox“ die Ordner announce und archive?
Diese beiden Ordner werden vom System für Sie angelegt:
Wie versende ich Daten, die über dem Größenlimit liegen?
Dafür gibt es mehrere mögliche Lösungen:
Warum kann ich Attachments, die kleiner als das Größenlimit sind, nicht versenden?
Da Webmail (und andere E-Mail-Clients) Attachments besonders bearbeiten (i. Allg. werden sie base64-kodiert), werden E-Mails mit Attachments um ca. 35 % vergrößert (durch digitale Signaturen und Verschlüsselung u. U. noch mehr). Daher nimmt Webmail E-Mails nur bis zu einer Größe von 16 MB entgegen, damit die E-Mail dann nicht vom SMTP-Gateway zurückgewiesen wird. Bei anderen E-Mail-Clients können wir nicht genau sagen, um wieviel die E-Mail vergrößert wird, Sie sollten sich aber nicht wundern, wenn E-Mails mit Attachments, die kleiner als die Maximalgröße sind, nicht akzeptiert werden (als Richtwert: 15 MB) - als webbasierte Alternative für größere E-Mails wird bigmail.TUGraz.at angeboten, eine weitere Erhöhung des Limits ist nicht mehr geplant!
Warum sehe ich manche Attachments nicht?
Ein bekanntes Problem ist, dass manche Clients Attachments, die mit Termineinladungen verschickt werden, nicht darstellen bzw. werden bei Updates zu den Terminen die Attachments eventuell gelöscht, wodurch sie selbst bei Clients, die sie anzeigen, dann nicht mehr aufscheinen.
Sie sollten daher bei Termineinladungen keine Attachments anhängen, sondern die Dokumente z. B. in der TU Graz cloud ablegen und nur den Link zu den Dokumenten mit der Termineinladung versenden.
Warum kann ich gewisse Dateien nicht empfangen bzw. versenden?
Erhalten Sie folgende Nachricht als Teil einer E-Mail, so bedeutet dies,
dass der Sender eine Datei mit einer der als
gefährlich eingestuften
Filetypen angehängt hat:
A potentially dangerous attachment (batch file, script file, etc.) was received with this email and has been discarded. It was replaced with this message for your security. IT support and postmasters also do not have access to the removed attachments, so please abstain from asking if they can be restored (they can not). To savely exchange files, please consider using our cloudservice at https://cloud.tugraz.at. For more information please visit: https://tu4u.tugraz.at/go/blocked Postmaster at TU Graz File name: … Matched content: …
Eine Info wie
[Anhang entfernt: Ehemaliger Anhangstyp: "application/pdf", Name: "….pdf"]
in der Kopie Ihrer E-Mail im Gesendet-Ordner deutet dagegen darauf hin, dass die E-Mail mit Webmail versandt wurde, wo in der Defaulteinstellung der Anhang nur im Gesendet-Ordner entfernt wird (der Anhang wird aber versendet).
Diese Einstellung können Sie in Webmail ändern:
⚙ → Benutzereinstellungen → Webmail.
Auf dieser Seite klicken Sie auf „Gesendete Nachrichten“ und dann
stehen Ihnen unter
„When saving sent mail, should we save attachment data?“ mehrere
Optionen zur Verfügung.
Warum bekomme ich E-Mails, obwohl ich gar nicht in der Adresse stehe?
Dafür gibt es mehrere Antworten:
Warum bekomme ich manche E-Mails nicht?
Dafür kann es mehrere Gründe geben, u. a.:
Für eine schnelle Abklärung brauchen wir i. Allg. folgende Daten:
Bitte senden Sie uns aber Ihr Kennwort nicht! |
Sie können aber auch selbst über ein Webinterface überprüfen, ob und warum E-Mails an Sie abgelehnt wurden.
Warum werden manche E-Mails nicht weitergeleitet?
An der TU Graz werden sowohl eingehend als auch ausgehend Anti-Spam-Filter verwendet.
Wird eine eingehende E-Mail als Spam klassifiziert, dann wird im Subject „[ SPAM? ]“ hinzugefügt, die E-Mail aber trotzdem zugestellt. Wird eine ausgehende E-Mail als Spam klassifiziert, dann wird die E-Mail abgelehnt (Grund: die TU Graz könnte sonst auf Blocklists landen), der Absender muss die E-Mail dann umfomulieren oder den Text verpacken und als Anhang schicken, bei Weiterleitungen besteht diese Möglichkeit oft nicht.
Warum werden E-Mails mit dem Hinweis auf RFC 2606 abgelehnt?
Bei Exchange-Servern passiert es immer wieder, dass (z. B. nach einem Update) die TLD des Servers auf „local“, „lan“ etc. geändert wird, das sind aber Testdomains bzw. Domains für lokale Anwendungen und diese dürfen daher gemäß RFC 2606 nicht für Produktionssysteme im Internet verwendet werden!
Der zustellende Server wird aber davon informiert und er sollte den Absender informieren, die Administratoren könnten das dann in wenigen Minuten beheben.
Wieso kommen manche E-Mails, die ich versende, nicht an?
Haben Sie auch überprüft, ob die E-Mail mit einem Fehlercode zurück gekomen ist? U. U. haben Sie sich in der E-Mail-Adresse vertippt oder der Server des Empfängers akzeptiert die Schreibweise nicht (web.de akzeptiert z. B. keine Großbuchstaben im Teil vor dem @).
Die Punkte, warum eine E-Mail bei uns nicht zugestellt wurde (s. o.), kann natürlich auch umgekehrt gelten. Sie sollten sich (wenn das Problem weiter besteht) mit dem Administrator des E-Mail-Servers der Gegenseite in Verbindung setzen oder eine E-Mail mit den Daten des Adressaten und dem Zeitpunkt des Versands an die Postmaster schicken.
Warum kann ich (an bestimmte Adressen) keine E-Mails versenden?
An der TU Graz muss man sich für das Versenden von E-Mails (wenn man nicht Webmail oder OWA verwendet) entweder per SMTP mit dem TU Graz-Account authentifizieren (und damit autorisieren) oder per Outlook am Exchange-Server anmelden.
Weiters gibt es Limits für die Anzahl der Empfänger, dieses Limit hängt davon ab, ob Sie (per VPN) innerhalb des TUGnets sind oder außerhalb.
Lösung:
Warum gibt es Probleme mit @ bei Webmail unter MacOS?
Die Tastenkombination „ctrl-L“ für „@“ auf einer deutschen Tastatur funktioniert nicht, außer man deaktiviert die Access Keys (= Shortcuts) in den Webmail-Optionen
Wo finde ich die E-Mail-Adressen (Adressbücher, Whitepages)?
Warum bekomme ich eine Fehlermeldung beim Versenden oder Empfangen?
Prinzipiell haben das Empfangen von E-Mails (IMAP oder Exchange) und das Versenden von E-Mails (SMTP) relativ wenig miteinander zu tun, d. h. wenn z. B. Senden funktioniert muss das Empfangen nicht automatisch auch funktionieren und vice versa.
Wenn es Probleme dabei gibt, checken Sie folgende Liste:
Warum kann ich manche Links nicht anklicken?
URL-Filtering: Unser Mailgate ersetzt bei eingehenden E-Mails Links zu
verdächtigen Seiten so, dass die Adresse noch lesbar, aber nicht mehr
direkt aufrufbar ist - Beispiel:
Die verdächtige Seite was.auch.immer wird zu
Kann ich versendete E-Mails „zurückrufen“?
Manche E-Mail-Clients bieten an, dass man bereits versendete E-Mails zurückrufen kann. Da es aber völlig unsicher ist, ob das funktioniert (die Nachricht könnte bereits an eine andere Adresse weitergeleitet oder an der ursprünglichen Adresse gelesen oder kopiert worden sein), bringt das gar nichts.
Was bedeuten die Fehlermeldungen?
Für die häufigsten Fehlermeldungen und ihre Erklärung haben wir eine eigene Seite zusammen gestellt.