E-Mail-FAQs

Das ist im Detail auf einer anderen webseite beschrieben.

Die einzelnen Schritte sind auf einer eigenen Seite beschrieben.

Nachdem man sein Dienstverhältnis oder sein Studium beendet hat, wird der TU Graz-Account deaktiviert und der damit verbundene E-Mail-Account gelöscht und auch Weiterleitungen etc. entfernt.
Für Bedienstete geschieht dies mit dem Tag des Ausscheidens, für Studierende i. Allg. entweder am 15. November oder am 15. April, davor wird aber per E-Mail gewarnt und mitgeteilt, welche Dienste dann nicht mehr nutzbar sind.

Nur wenn sich Ihr Name ändert.

Vergessen Sie nach der Änderung Ihrer E-Mail-Adresse nicht, die Absender-Adresse in allen E-Mail-Clients, die Sie verwenden, zu korrigieren!

Sie können die E-Mails per Webmail (Studierende/Alumni) oder OWA (Bedienstete) abrufen oder Sie verwenden einen beliebigen anderen IMAP-fähigen E-Mail-Client, den Sie mit den E-Mail-Zugangsdaten konfigurieren. Der Bediensteten-Server ist ein Exchange-Server, d. h. hier können Sie auch Exchange-fähige Clients verwenden (Outlook kann sowohl als Exchange- als auch als IMAP-Client verwendet werden, beides hat Vor- und Nachteile).

Wenn Sie über Ihre TUGRAZonline-Visitenkarte einzusteigen versuchen und Sie kommen über den Link „SBOX-Webmail“ bzw. „TU Graz - E-Mail“ nicht zu Ihren E-Mails, dann versuchen Sie zuerst, ob Sie sich direkt in Webmail bzw. OWA anmelden können. Wenn das funktioniert, dann hat nur TUGRAZonline ein Problem, der E-Mail-Server und der Webmail-Client sind nicht betroffen.
Falls Sie sich auch direkt per Webmail (bzw. OWA) nicht einwählen können, dann schauen Sie bitte in unserer Newsgruppe oder im RSS-Feed nach, ob dort Probleme gemeldet wurden, sonst melden Sie das bitte an den IT-Support, dort wird dann abgeklärt, ob nur Webmail (bzw. OWA) oder doch auch der IMAP- bzw. Exchange-Server selbst betroffen ist.

Für Studierende und Alumni geschieht das im Bereich „Filter“ im Webmail-Client, Bedienstete machen das über Outlook oder OWA.

Bitte beachten Sie die Richtlinie zum automatisierten Weiterleiten von dienstlichen E-Mails ([1][2][3]), die erlaubten Ausnahmen sind abschließend taxativ aufgezählt!

Das ist kein E-Mail-Problem - das E-Mail-Kennwort entspricht (Prinzip single credentials) dem TU Graz-Kennwort.

Haben Sie vielleicht mit einem mobilen Client (Smartphone) zugegriffen?
Dort sind die Voreinstellungen oft so, dass die E-Mails

• entweder sowieso vom Server auf das Mobiltelephon verschoben werden - sie sind dann nur mehr am Mobiltelefon vorhanden (bis man sie dort löscht, dann sind sie komplett verloren, können auch nicht wiederhergestellt werden)
• oder man löscht sie zwar nur am Mobiltelefon, beim nächsten Synchronisieren meldet der Client aber dann dem Server, dass diese E-Mails zu löschen sind.

Jeder User hat nur einen bestimmten Plattenplatz für E-Mails und es werden auch nur E-Mails bis zu einer bestimmten Größe angenommen (Werte für Limits).
Der aktuelle Platzverbrauch ist z. B. in Webmail in der Zeile unter der Hauptnavigation sichtbar:

Vor allem der Platz, den gesendete E-Mails im Ordner sent-mail (oder Sent etc.) verbrauchen, wird immer wieder vergessen!

Außerdem wird oft nicht beachtet, dass die Voreinstellung vieler E-Mail-Clients unterschiedlich ist, wodurch es dann manche Ordner mehrfach gibt, z. B. drafts/Drafts, trash/Trash/Papierkorb/Deleted Messages, sent/Sent/Gesendet/Sent Messages, Spam/Junk/Junk-E-Mail … Um das zu verhindern muss jedes neue Programm, das man verwendet, erst richtig konfiguriert werden!

Es ist auch darauf zu achten, den richtigen Archive-Ordner zum Archivieren von E-Mails zu verwenden. Wenn man einen selbsterstellten Ordner in der INBOX verwendet, dann erhöht das eher den Platzverbrauch in der INBOX!

Beim Aufräumen müssen dann diese alle abonniert werden - besser ist es gleich alle Clients gleich zu konfigurieren.

• wirklich sofort gelöscht
• nur in den Papierkorb (Trash, trash oder Papierkorb - Achtung: diese Folder können bei verschiedenen Clients in den Voreinstellungen unterschiedlich heißen - wenn Sie also mit verschiedenen Clients zugreifen, kann es daher durchaus mehrere davon geben!) verschoben
• oder überhaupt nur als gelöscht markiert werden.

Bei Verwendung von Webmail ist der Ordner sent-mail u. U. erst zu abonnieren (über den Menüpunkt „Ordner“) und kann (je nach Einstellungen) auch automatisch periodisch umbenannt (z. B. sent-mail-MM-YYYY) werden.

Als gelöscht markierte E-Mails werden erst wirklich gelöscht, wenn Sie dann je nach Client „endgültig löschen“ oder „Ordner komprimieren“ aufrufen oder das für das Abmelden konfiguriert haben (auch danach können E-Mails von den Postmastern noch eine gewisse Zeit lang rekonstruiert werden).

Außerdem kann es bis zu 30 Minuten dauern, bis die Mailgates von der sbox „informiert“ werden, dass der User Platz geschaffen hat (der entsprechende Job läuft zu jeder vollen und jeder halben Stunde). Accounts, die länger „over quota“ waren, müssen von den Postmastern händisch frei geschaltet werden.

Wie schon zuvor erwähnt liegt das an Ihren Einstellungen bzw. Ihrem Client - Sie müssen die E-Mails sofort löschen, für das Verschieben in den Papierkorb haben Sie ja keinen Platz mehr.

Mit dem Client „Webmail“ geht das aber nicht, hier gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Melden Sie sich in Webmail an.
2. Versuchen Sie den Papierkorb zu leeren (falls das Icon nicht angezeigt wird, wechseln Sie in den Bereich „Nachrichten löschen und verschieben“ und lassen Sie es sich anzeigen).
3. Falls das nicht mehr funktioniert, verschieben Sie E-Mails aus Ihrer Inbox ins Archiv, nun haben Sie in der Inbox wieder Platz und können E-Mails löschen und den Papierkorb leeren.
4. Danach können Sie - falls gewünscht - wieder E-Mails vom Archiv zurück in die Inbox verschieben.

Sollte auch das Archiv bereits voll sein, müssen Sie einen anderen E-Mail-Client verwenden, der sofortiges Löschen beherrscht (z. B. Thunderbird).

Damit das Verschieben oder Löschen von E-Mails sofort durchgeführt wird (und nicht erst beim Schließen von Thunderbird), müsen Sie die Option auto-expunge manuell aktivieren. Einfach geht das, indem Sie die Konfiguration bearbeiten und mail.imap.expunge_option auf 1 sowie mail.imap.expunge_after_delete auf True setzen.

Im Prinzip sollte jeder gute E-Mail-Client mehrere Einstellungen zum Löschen von E-Mails haben, z. B.

• sofort löschen
• als gelöscht markieren
• in den Papierkorb verschieben

wenn Sie E-Mails also sofort löschen, dann ist das eigentlich Ihr Problem (es gibt kein Backup außer für Desaster Recovery), trotzdem kann es aber natürlich passieren, dass man selbst mit einer sicheren Lösch-Methode irrtümlich doch wichtige Nachrichten löscht, daher werden E-Mails auf Serverseite erst nach einer bestimmten Verzögerung (90 Tage für Bedienstete am Exchange-Server, 3 Tage für Studierende) tatsächlich gelöscht. Studierende müssen sich an die Postmaster wenden, dann können E-Mails rekonstruiert werden, Exchange-Benutzer können das über Outlook bzw. OWA selbst machen (Kontextmenü „Gelöschte Elemente wiederherstellen“).

Diese beiden Ordner werden vom System für Sie angelegt:

• announce ist ein Ordner, in den die Postmaster (und nur diese) Infos für alle Benutzer stellen können - diesen Ordner sollten Sie also nicht abbestellen, wenn Sie z. B. Infos vom ZID zum System (Abschaltungen etc.) erhalten wollen.
• archive ist ein Ordner auf einem separaten Filesystem, wodurch Ihnen zusätzlicher Mailspace zur Verfügung steht - ältere E-Mails sollten Sie vom Posteingang ins Archiv verschieben, da bei der E-Mailzustellung nur überprüft wird, ob im Posteingang genügend Platz zur Verfügung steht, nicht, ob Sie generell noch Platz hätten.
  Sollten Sie Ihren Unterordner im archive-Ordner irrtümlich löschen, können Sie ihn über den Accountstatus in Ihrer TUGRAZonline-Visitenkarte wieder anlegen - die Daten sind dann allerdings verloren.

Dafür gibt es mehrere mögliche Lösungen:

• einen SMTP-Server ohne Limit verwenden
• die Daten aufspalten und in mehreren E-Mails versenden
• die Daten auf den FTP-Server legen und nur den Link versenden
• Bigmail verwenden (arbeitet ähnlich wie die ftp-Lösung)
• Filesender (ACOnet) verwenden
• einen Filehoster wie WeTransfer wählen (arbeitet ebenfalls ähnlich wie Bigmail), Thunderbird unterstützt das automatisch

Da Webmail (und andere E-Mail-Clients) Attachments besonders bearbeiten (i. Allg. werden sie base64-kodiert), werden E-Mails mit Attachments um ca. 35 % vergrößert (durch digitale Signaturen und Verschlüsselung u. U. noch mehr). Daher nimmt Webmail E-Mails nur bis zu einer Größe von 16 MB entgegen, damit die E-Mail dann nicht vom SMTP-Gateway zurückgewiesen wird. Bei anderen E-Mail-Clients können wir nicht genau sagen, um wieviel die E-Mail vergrößert wird, Sie sollten sich aber nicht wundern, wenn E-Mails mit Attachments, die kleiner als die Maximalgröße sind, nicht akzeptiert werden (als Richtwert: 15 MB) - als webbasierte Alternative für größere E-Mails wird bigmail.TUGraz.at angeboten, eine weitere Erhöhung des Limits ist nicht mehr geplant!

Ein bekanntes Problem ist, dass manche Clients Attachments, die mit Termineinladungen verschickt werden, nicht darstellen bzw. werden bei Updates zu den Terminen die Attachments eventuell gelöscht, wodurch sie selbst bei Clients, die sie anzeigen, dann nicht mehr aufscheinen.
Sie sollten daher bei Termineinladungen keine Attachments anhängen, sondern die Dokumente z. B. in der TU Graz cloud ablegen und nur den Link zu den Dokumenten mit der Termineinladung versenden.

Erhalten Sie folgende Nachricht als Teil einer E-Mail, so bedeutet dies, dass der Sender eine Datei mit einer der als gefährlich eingestuften Filetypen angehängt hat:

A potentially dangerous attachment (batch file, script file, etc.)
was received with this email and has been discarded.
It was replaced with this message for your security.

IT support and postmasters also do not have access to the removed 
attachments, so please abstain from asking if they can be restored 
(they can not).

To savely exchange files, please consider using our cloudservice at 
https://cloud.tugraz.at.

For more information please visit:
https://tu4u.tugraz.at/go/blocked

Postmaster at TU Graz

File name: …
Matched content: …

Eine Info wie

[Anhang entfernt: Ehemaliger Anhangstyp: "application/pdf", Name: "….pdf"]

Diese Einstellung können Sie in Webmail ändern:
⚙ → Benutzereinstellungen → Webmail.
Auf dieser Seite klicken Sie auf „Gesendete Nachrichten“ und dann stehen Ihnen unter „When saving sent mail, should we save attachment data?“ mehrere Optionen zur Verfügung.

Dafür gibt es mehrere Antworten:

1. Wahrscheinlich steht Ihre Adresse im Bcc, dann können Sie das nicht sehen, weil das von den meisten E-Mail-Servern weggeschnitten wird.
2. Einer der Originalempfänger (To, Cc oder Bcc) hat eine automatische Weiterleitung auf Ihre Adresse eingerichtet, das sehen Sie zwar auch nicht, aber eventuell kann man über den Header der E-Mail feststellen, dass die E-Mail vorher schon an einen anderen Server geschickt wurde
3. Jemand schickt Ihnen diese E-Mail aktiv weiter - manche E-Mail-Clients kennen 2 Arten von solchen Weiterleitungen: mit Veränderung der Originalnachricht (z. B. in Webmail durch Weiterleiten) und ohne Veränderung der Originalnachricht (in Webmail mit Umleiten), dann stehen Sie nicht in der Empfänger-Zeile
4. Eine der Adressen ist eine Alias-Liste und Ihre Adresse ist Teil dieser Alias-Liste.

Dafür kann es mehrere Gründe geben, u. a.:

1. Falls die E-Mail über eine Mailingliste kommen sollte, dann kann es Probleme mit SPF geben: Ist für die Domain des Absenders definiert, was die erlaubten SMTP-Server sind, dann kommen solche E-Mails bei Empfängern, die das auswerten, nicht an.
   Die Lösung ist dann, dass die Mailningliste so umkonfiguriert wird, dass der Absender nur in der Reply-Adresse steht.
2. Eventuell haben Sie sich eine E-Mail-Adresse am Exchange-Server ausgesucht, verwenden diese aber nicht aktiv und geben auf Ihrer Visitenkarte eine andere Adresse an. Unsere Systeme kennen aber auch diese von Ihnen nicht aktiv verwendete Adresse am Exchange-Server und zeigen diese z. B. auch im Adressbuch an bzw. werden E-Mails an Verteiler-Adressen, in denen Sie stehen, eventuell an diese Adresse zugestellt.
   Lösung:
   Wenn Sie sich entscheiden eine am Exchange-Server eingerichtete Mailbox doch nicht zu verwenden, dann richten Sie sich über OWA eine Weiterleitung von dieser Adresse auf Ihre bevorzugte TU-Adresse ein. Weiterleitungen an externe Adressen sollten Sie aus Datenschutzgründen nicht einrichten!
3. Sie haben eine Weiterleitung an eine andere Adresse (ohne lokale Kopie) aktiviert.
   Lösung:
   Automatische Weiterleitungen/Filter über Webmail bzw. OWA überprüfen und eventuell deaktivieren.
   Weiterleitungen an externe Adressen sollten Sie aus Datenschutzgründen sowieso nicht einrichten!
4. Sie haben diesen Absender - eventuell ungewollt (bei Verwendung von Webmail mit Firefox unter Linux z. B. über die Tastenkombination Alt+B, Firefox und MacOS mit Alt+C oder generell mit Rechtsklick und X) - in Ihre Ausschlussliste aufgenommen.
   In der „traditionellen Ansicht“ in Webmail liegen die Punkte Löschen und Ausschlussliste gleich nebeneinander, so dass schon viele Benutzer E-Mail-Adressen in die Ausschlussliste kopiert haben anstatt die E-Mail zu löschen.
   Lösung:
   Überprüfen Sie die Ausschlussliste in Webmail, da der Absender in diesem Fall keine Benachrichtigung erhält, weil die E-Mail ja vom Server angenommen wurde!
5. Sie haben einen Filter/eine Posteingangsregel erstellt, die auf diesen Absender oder diese E-Mail zutrifft und die diese E-Mails vielleicht verschiebt oder löscht.
   Lösung:
   Überprüfen Sie die Filter/Posteingangsregeln in Webmail bzw. OWA.
   Auch Smartphone-Clients verschieben manchmal (bereits zugestellte) E-Mails.
6. Die E-Mail hat unsere E-Mail-Server gar nicht erreicht, sondern wurde vielleicht nur zu unserem Nolisting-Server geschickt.
   Lösung:
   Der Absender muss seinen Admin fragen, wohin die E-Mail verschickt wurde. Ist das mx0.tugraz.at, dann ist der Server des Absenders falsch konfiguriert.
7. Die E-Mail wurde vielleicht nicht über einen autorisierten Server versandt, dann lehnen wir die Zustellung ab. Der Absender bekommt (zumindest beim ersten Versuch) eine entsprechende Information.
   Lösung:
   Die E-Mail über einen autorisierten Server verschicken, diese erfahren Sie bei Ihrem Postmaster.
8. Die Reputation des zustellenden Servers ist so schlecht, dass unsere Mailgateways die Annahme der E-Mail verweigern. Der Absender wird in diesem Fall aber verständigt.
   Lösung:
   Machen Sie Ihren Postmaster auf die schlechte Reputation des Servers aufmerksam, er wird sich dann darum kümmern.

Sie können aber auch selbst über ein Webinterface überprüfen, ob und warum E-Mails an Sie abgelehnt wurden.

An der TU Graz werden sowohl eingehend als auch ausgehend Anti-Spam-Filter verwendet.
Wird eine eingehende E-Mail als Spam klassifiziert, dann wird im Subject „[ SPAM? ]“ hinzugefügt, die E-Mail aber trotzdem zugestellt. Wird eine ausgehende E-Mail als Spam klassifiziert, dann wird die E-Mail abgelehnt (Grund: die TU Graz könnte sonst auf Blocklists landen), der Absender muss die E-Mail dann umfomulieren oder den Text verpacken und als Anhang schicken, bei Weiterleitungen besteht diese Möglichkeit oft nicht.

Der zustellende Server wird aber davon informiert und er sollte den Absender informieren, die Administratoren könnten das dann in wenigen Minuten beheben.

Haben Sie auch überprüft, ob die E-Mail mit einem Fehlercode zurück gekomen ist? U. U. haben Sie sich in der E-Mail-Adresse vertippt oder der Server des Empfängers akzeptiert die Schreibweise nicht (web.de akzeptiert z. B. keine Großbuchstaben im Teil vor dem @).

Die Punkte, warum eine E-Mail bei uns nicht zugestellt wurde (s. o.), kann natürlich auch umgekehrt gelten. Sie sollten sich (wenn das Problem weiter besteht) mit dem Administrator des E-Mail-Servers der Gegenseite in Verbindung setzen oder eine E-Mail mit den Daten des Adressaten und dem Zeitpunkt des Versands an die Postmaster schicken.

An der TU Graz muss man sich für das Versenden von E-Mails (wenn man nicht Webmail oder OWA verwendet) entweder per SMTP mit dem TU Graz-Account authentifizieren (und damit autorisieren) oder per Outlook am Exchange-Server anmelden.

SMTP

Weiters gibt es Limits für die Anzahl der Empfänger, dieses Limit hängt davon ab, ob Sie (per VPN) innerhalb des TUGnets sind oder außerhalb.

Outlook

Lösung:

• Namen der betroffenen Person in die An...-Zeile von Outlook schreiben
• Den automatischen Vorschlag markieren und mit [Entf] löschen
• E-Mail-Adresse erneut eintragen
• und absenden

Die Tastenkombination „ctrl-L“ für „@“ auf einer deutschen Tastatur funktioniert nicht, außer man deaktiviert die Access Keys (= Shortcuts) in den Webmail-Optionen

1. Die Suche nach Studierenden ist aus Datenschutzgründen nur (ausgewählten) Bediensteten erlaubt.
2. Für die Suche nach Bediensteten der TU Graz gibt es eine Datenbank als Quelle für alle Daten: TUGRAZonline. Daher ist die Suche nach Bediensteten in TUGRAZonline der erste Weg um E-Mail-Adressen der TU Graz zu finden, hier können Bedienstete (authentifiziert) auch nach den Adressen von Studierenden suchen
3. Falls TUGRAZonline (z. B. im Wartungszeitfenster) nicht verfügbar ist, kann man z. B. auch über den Suchserver abfragen
4. Innerhalb des TUGnets kann man den LDAP-Server auch direkt im E-Mail-Client eintragen

Prinzipiell haben das Empfangen von E-Mails (IMAP oder Exchange) und das Versenden von E-Mails (SMTP) relativ wenig miteinander zu tun, d. h. wenn z. B. Senden funktioniert muss das Empfangen nicht automatisch auch funktionieren und vice versa.

Wenn es Probleme dabei gibt, checken Sie folgende Liste:

• Haben Sie die korrekten Einstellungen vorgenommen?
  Lesen Sie bitte unter Eckdaten zum E-Mail-Account und in der Beispielkonfiguration Thunderbird nach. An der TU Graz muss man sich für beide Dienste (also IMAP/Exchange und SMTP) mit dem TU Graz-Account authentifizieren (und damit autorisieren).
• Hat sich Ihr TU Graz-Kennwort geändert?
  Wenn ja: das muss - falls es im E-Mail-Client abgespeichert wurde - in den E-Mail-Einstellungen (sowohl für den IMAP- bzw. Exchange- als auch für den SMTP-Server) nachgetragen werden!
• Wurde eine E-Mail, die Sie versenden wollten, als Spam eingestuft?
  Wir geben Ihnen in der Fehlermeldung den Grund dafür an - ändern Sie das Format Ihrer E-Mail entsprechend ab! Die TU Graz landet sonst (auch durch gehackte/gephishte Accounts) eventuell auf Blocklists und das müssen wir verhindern!
• Sie bekommen eine Fehlermeldung, dass eine E-Mail nicht angekommen ist, aber Sie haben diese E-Mail gar nicht versandt?

URL-Filtering: Unser Mailgate ersetzt bei eingehenden E-Mails Links zu verdächtigen Seiten so, dass die Adresse noch lesbar, aber nicht mehr direkt aufrufbar ist - Beispiel:
Die verdächtige Seite was.auch.immer wird zu BLOCKEDwas[.]auch[.]immerBLOCKED

Manche E-Mail-Clients bieten an, dass man bereits versendete E-Mails zurückrufen kann. Da es aber völlig unsicher ist, ob das funktioniert (die Nachricht könnte bereits an eine andere Adresse weitergeleitet oder an der ursprünglichen Adresse gelesen oder kopiert worden sein), bringt das gar nichts.

Für die häufigsten Fehlermeldungen und ihre Erklärung haben wir eine eigene Seite zusammen gestellt.