Wie bekommt man eine E-Mail-Adresse an der TU Graz?

Auf Servern der OE

Institute können bestehende (historische) eigene E-Mail-(Sub-)Domains betreiben - sowohl virtuell als auch (bei entsprechendem Wissen) auf realen Servern - neue E-Mail-Domains in der TU-Domain werden aber auf Beschluss des Rektorats nicht mehr vergeben.
In beiden Fällen (real/virtuell) wird vom EDV-Beauftragten in der TUGRAZonline-Applikation „Mail Routing“ festgelegt, wohin die (neuen) Adressen zeigen, im Fall von realen Servern sind die entsprechenden Adressen auch am Institutsserver anzulegen, im Fall eines virtuellen Servers muss nur eine (gültige) E-Mail-Adresse eingegeben werden.
E-Mail-Adressen dürfen dabei gemäß Rektoratsbeschluss 036/2014 nur an aktive Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der TU Graz vergeben werden.
Ab 2021 werden aber auf der TUGRAZonline-Visitenkarte nur mehr die Adressen des zentralen E-Mail-Systems angezeigt und für offizielle Aussendungen verwendet werden.

Auf den Servern des ZID

Voraussetzung für eine personenbezogene E-Mail-Adresse auf den Servern des ZID der TU Graz ist entweder Bediensteter, Studierender oder Mitglied des Absolventenvereins zu sein und als solcher über einen persönlichen TU Graz-Account zu verfügen.

Die E-Mail-Adressen werden nach dem „FCFS”-Prinzip angelegt. Aus diesem Grund ist es möglich, dass z. B. vorname.nachname@tugraz.at schon an einem anderen Institut vergeben sein kann, es ist also sinnlos am Institut Richtlinien für das Format von E-Mail-Adressen zu erlassen (außer man hat einen eigenen Instituts-E-Mail-Server, aber selbst dann kann es zu Namensgleichheiten kommen).

Bedienstete (@TUGraz.at, Server exchange.tugraz.at)

  • Um das System benutzen zu können brauchen Sie zuerst einen TU Graz-Account (Benutzername und Kennwort), den Sie sich selbst mittels OTP (PIN) - dieses bekommen Sie vom TUGRAZonline-Beauftragten Ihrer Organisationseinheit - in TUGRAZonline einrichten können.
  • Mit diesem TU Graz-Account bekommen Sie dann eine E-Mail-Adresse im Format vorname.nachname@tugraz.at, wenn diese bereits vergeben ist, können Sie sich eine andere E-Mail-Adresse, die bestimmten Regeln (Kombination aus Vor- und Nachnamen) unterliegt, auswählen. Der E-Mail-Account wird dadurch automatisch angelegt.
  • Wenn diese Adresse nicht mehr den Regeln entspricht, können Sie eine neue (zusätzliche) Adresse für Ihre Mailbox beantragen.
    1. Wenn sich der Nachname (z. B. durch Heirat) ändert, können Sie sich eine neue zusätzliche E-Mail-Adresse direkt in TUGRAZonline aussuchen, sobald der Nachname in TUGRAZonline aktualisiert wurde.
    2. Sollte sich nur der Vorname geändert haben, dann schreiben Sie bittte dem IT-Support, der dann die neue (zusätzliche) Adresse einrichtet.
    Die alte Adresse funktioniert weiter (es können aber maximal 2 Adressen gültig sein, d. h. wenn das öfter vorkommt, müssen Sie bei Bedarf eine alte Adresse löschen lassen). Beide Adressen zeigen dabei auf die gleiche Mailbox, d. h. es ist keine Weiterleitung notwendig (würde im Gegenteil eventuell sogar zu einer Schleife führen), auch die Einstellungen in Ihrem E-Mail-Client bleiben gleich (der Username wird ja nicht geändert), nur die Absenderadresse (und den Realnamen) müssen Sie in fast allen Programmen - wie E-Mail-Client (auch Webmail), News-Client, … - selbst korrigieren, nur der Exchange-Server (und damit OWA) wird automatisch umkonfiguriert.
  • Nach Beendigung des Dienst- oder Rechtsverhältnis zur TU Graz werden die Daten und der E-Mail-Account (also auch Weiterleitungen etc.) gelöscht, Bedienstete können für 6 Monate in der Fehlermeldung (NDN, NDS, NDR), die für die dann ungültige E-Mail-Adresse versandt wird, eine neue Adresse zurückgeben lassen.
  • Bei Privatnutzung der E-Mail-Adresse sollten diese E-Mails in eindeutig bezeichnete Ordner („privat“, „private“, …) verschoben werden.

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Studierende (@student.TUGraz.at, Server sbox.tugraz.at)

  • Sie benötigen ebenfalls einen TU Graz-Account — das für die Einrichtung notwendige OTP (PIN) bekommen Sie vom Studienservice. Im Zuge des Einrichtens dieses TU Graz-Accounts wird auch ein E-Mail-Account angelegt.
    Seit WS05/06 ist die E-Mail-Adresse nicht mehr automatisch username@sbox.TUGraz.at sondern kann aus mehreren Vorschlägen (bestehend aus Teilen des Vornamens und dem Nachnamen - z. B. nachname@student.TUGraz.at oder vorname.nachname@student.TUGraz.at) gewählt werden (auch bestehende sbox-E-Mail-Adressen können in das neue System umgestellt werden).

    Beispiel:
    k.testerl@student.TUGraz.at oder koarl.testerl@student.TUGraz.at

  • Wenn von der Studienabteilung eine Änderung des Namens eingetragen wird, dann kann man unter Angabe des Benutzernamens und der gewünschten neuen E-Mail-Adresse beim Postmaster die Änderung der E-Mail-Adresse beantragen.
    Geplant: man bekommt - wie die Bediensteten - bei der nächsten Einwahl in TUGRAZonline die Möglichkeit angeboten die E-Mail-Adresse zu ändern.
    Achtung: Die alte Adresse ist dann aber nicht mehr gültig - beachten Sie also, dass die Reply-Adresse in all Ihren E-Mail-Clients (auch Webmail) von Ihnen geändert werden muss (vergessen Sie dabei nicht auf die Änderung Ihres Real-Namens!)
  • Die private Nutzung ist erlaubt, solange sie nicht gegen die Richtlinie zur Informationssicherheit bzw. die BBO und die ergänzenden Richtlinien verstößt (z. B. unmäßige Verwendung für private Zwecke oder persönliche Geschäfte, Behinderung anderer Benutzer, etc.)

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Absolventen (@alumni.TUGraz.at, Server sbox.tugraz.at)

  • Auch hier benötigt man einen persönlichen Benutzernamen und muss dem Absolventenverein alumniTUGraz 1887 beitreten (im ersten Jahr nach Abschluss des Studiums übernimmt die TU Graz die Kosten und man wird automatisch Mitglied), dann kann man über das alumni-Profil in TUGRAZonline eine alumni-E-Mail-Adresse anlegen.
  • Bei bestehenden Studierendem-Account bekommt man keine neuen Zugangsdaten, es bleibt bis auf die E-Mail-Adresse alles gleich - wichtig ist, dass man jeden (E-Mail-)Client (auch Webmail) aber nun umkonfigurieren muss, da sonst eine falsche Adresse als Absenderadresse verwendet wird.
  • Wenn man aus dem Absolventenverein wieder ausscheidet, dann wird der Zugang zu den E-Mails gesperrt und die E-Mails gelöscht.
  • Weiterleitungen von der Studierenden- zur Absolventenadresse (oder umgekehrt) sind nicht mehr notwendig (im Gegenteil: das wäre kontraproduktiv), da beide Adressen auf die selbe Inbox zeigen!
    Die alte Adresse (@student.tugraz.at) funktioniert aber nur mehr, wenn auch noch ein Studium betrieben wird!

D. h.: Auch wenn der Alumni-Server glechzeitig der Studierenden-Server ist, funktioniert die Studierenden-E-Mail-Adresse @student.tugraz.at (bzw. @sbox.tugraz.at) nur dann, wenn Sie auch als Studierender gemeldet sind - genauso funktioniert die Alumni-Adresse @alumni.tugraz.at nur dann, wenn Sie Mitglied des alumni-Vereins sind!

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Nicht personenbezogene E-Mail-Adressen (@TUGraz.at, Server exchange.tugraz.at)

Funktionsbezogene (generische) E-Mail-Boxen (z. B. Office.Institut@TUGraz.at, Tagung_2012@TUGraz.at, …) können nur zentral eingerichtet werden, sind aber auf keinen Fall dafür gedacht, Personen, die sonst keine E-Mail-Adresse der TU Graz bekommen, eine solche zu geben!
Am Exchange-Server werden dafür keine eigenen Accounts eingerichtet, es werden in TUGRAZonline entweder E-Mail-Adressen für Gruppen eingerichtet (Weiterleitungen auf die E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder) oder es werden System-Mailboxen angelegt, für die dann per TUGRAZonline definiert werden kann, welche Accounts am Exchange-Server dort Zugriffsrechte haben.

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