Institute können bestehende (historische) eigene E-Mail-(Sub-)Domains betreiben - sowohl virtuell als auch (bei entsprechendem Wissen) auf realen Servern - neue E-Mail-Domains in der TU-Domain werden aber auf Beschluss des Rektorats nicht mehr vergeben.
In beiden Fällen (real/virtuell) wird vom EDV-Beauftragten in der TUGRAZonline-Applikation „Mail Routing“ festgelegt, wohin die (neuen) Adressen zeigen, im Fall von realen Servern sind die entsprechenden Adressen auch am Institutsserver anzulegen, im Fall eines virtuellen Servers muss nur eine (gültige) E-Mail-Adresse eingegeben werden.
E-Mail-Adressen dürfen dabei gemäß Rektoratsbeschluss 036/2014 nur an aktive Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der TU Graz vergeben werden.
Ab 2021 werden aber auf der TUGRAZonline-Visitenkarte nur mehr die Adressen des zentralen E-Mail-Systems angezeigt und für offizielle Aussendungen verwendet werden.
Voraussetzung für eine personenbezogene E-Mail-Adresse auf den Servern des ZID der TU Graz ist entweder Bediensteter, Studierender oder Mitglied des Absolventenvereins zu sein und als solcher über einen persönlichen TU Graz-Account zu verfügen.
Die E-Mail-Adressen werden nach dem „FCFS”-Prinzip angelegt. Aus diesem Grund ist es möglich, dass z. B. vorname.nachname@tugraz.at schon an einem anderen Institut vergeben sein kann, es ist also sinnlos am Institut Richtlinien für das Format von E-Mail-Adressen zu erlassen (außer man hat einen eigenen Instituts-E-Mail-Server, aber selbst dann kann es zu Namensgleichheiten kommen).
Bedienstete (@TUGraz.at, Server exchange.tugraz.at)
Studierende (@student.TUGraz.at, Server sbox.tugraz.at)
Absolventen (@alumni.TUGraz.at, Server sbox.tugraz.at)
Nicht personenbezogene E-Mail-Adressen (@TUGraz.at, Server exchange.tugraz.at)
Bedienstete (@TUGraz.at, Server exchange.tugraz.at)
Studierende (@student.TUGraz.at, Server sbox.tugraz.at)
Beispiel:
k.testerl@student.TUGraz.at oder koarl.testerl@student.TUGraz.at
Absolventen (@alumni.TUGraz.at, Server sbox.tugraz.at)
D. h.: Auch wenn der Alumni-Server glechzeitig der Studierenden-Server ist, funktioniert die Studierenden-E-Mail-Adresse @student.tugraz.at (bzw. @sbox.tugraz.at) nur dann, wenn Sie auch als Studierender gemeldet sind - genauso funktioniert die Alumni-Adresse @alumni.tugraz.at nur dann, wenn Sie Mitglied des alumni-Vereins sind!
Nicht personenbezogene E-Mail-Adressen (@TUGraz.at, Server exchange.tugraz.at)
Funktionsbezogene (generische) E-Mail-Boxen (z. B. Office.Institut@TUGraz.at, Tagung_2012@TUGraz.at, …) können nur zentral eingerichtet werden, sind aber auf keinen Fall dafür gedacht, Personen, die sonst keine E-Mail-Adresse der TU Graz bekommen, eine solche zu geben!
Am Exchange-Server werden dafür keine eigenen Accounts eingerichtet, es werden in TUGRAZonline entweder E-Mail-Adressen für Gruppen eingerichtet (Weiterleitungen auf die E-Mail-Adressen der Gruppenmitglieder) oder es werden System-Mailboxen angelegt, für die dann per TUGRAZonline definiert werden kann, welche Accounts am Exchange-Server dort Zugriffsrechte haben.