Was passiert (mit meinen E-Mails), wenn ich die TU Graz verlasse?

Bitte beachten Sie, dass Sie selbst für die Übergabe dienstlicher E-Mails an Ihre Nachfolger oder Dienstvorgesetzten verantwortlich sind, auch Ihre privaten E-Mails müssen Sie selbst sichern, am einfachsten geht das, indem Sie in Ihrem E-Mail-Client ein weiteres Postfach einrichten, in das Sie dann Ihre privaten E-Mails per Drag & Drop verschieben können. Manche E-Mail-Clients bieten auch die Möglichkeit Backups der E-Mails zu erstellen (Outlook, Thunderbird).

Auf Servern der OE

Für Organisationseinheiten mit „eigenen“ (E-Mail-)Servern gelten laut Rektoratsbeschluss 036/2014 die analogen Regelungen wie für die (E-Mail-)Server des ZID: Accounts sind mit dem Tag des Ausscheidens zu deaktivieren, für E-Mail-Adressen kann - falls gewünscht - per „Mail Routing“ in TUGRAZonline eine Umleitung auf eine Alumni-E-Mail-Adresse der TU Graz eingerichtet werden.

Auf Servern des ZID

Auf den zentralen Servern gilt, dass die (E-Mail-)Accounts mit TU Graz-Accounts gekoppelt sind, d. h. so lange der TU Graz-Account gültig ist, genau so lange ist i. Allg. auch der (E-Mail-)Account (inklusive Weiterleitungen, automatischer Antworten etc.) aufrecht, der TU Graz-Account wird mit dem Tag des Ausscheidens deaktiviert.

Nach Deaktivierung des TU Graz-Accounts bleiben die Daten (z. B. E-Mails) noch eine kurze Zeit gespeichert (falls es z. B. zu irrtümlichen Löschungen von Accounts in TUGRAZonline gekommen ist), danach werden die Daten von den Festplatten gelöscht, die E-Mail-Filter (Weiterleitungen, Autoreply, …) werden aber bereits mit Deaktivierung des TU Graz-Accounts unwirksam.

Bitte beachten Sie, dass Sie in allen Systemen, in denen Sie Ihre TU-E-Mail-Adresse entweder als Usernamen oder als Kontaktadresse z. B. für das Zurücksetzen des Kennworts hinterlegt haben, eine neue Adresse hinterlegen sollten!
Im E-Mail-System der TU Graz sollten Sie früh genug eine automatische Antwort einrichten, die über die neue Adresse informiert. Diese automatische Antwort wird mit Ende des Accounts ebenfalls deaktiviert!

Bedienstete

Angestellte, Lehrende, Forschungsstipendiat*innen, Personen im Wissenschaftlichen Dienst, Universitätsassistent*innen und Vertragsbedienstete der TU Graz können im Zuge des Accountbeendigungsverfahrens Ihre E-Mail-Adresse im Format @tugraz.at auf Ihre E-Mail-Adresse im Format @alumni.tugraz.at über die Applikation E-Mail-Umleitung in der Spalte „Dienste“ in der TUGRAZonline-Visitenkarte im Bediensteten-Profil umleiten.

Bediensteten-Visitenkarte

Diese Umleitung kann nur während das ABV läuft eingerichtet werden und es ist dafür notwendig, dass man bereits eine Alumni-Adresse aktiviert hat:

Aktivierung

Falls man noch keine Alumni-Adresse hat, wird man darauf hingewiesen:

Hinweis

In diesem Fall muss man zuerst über die Anwendung „alumni- und Kontaktnetzwerk“ (ebenfalls in der Visitenkarte im Bedienstetenprofil) das Alumni-Profil aktivieren und dann dem Alumni-Verein beitreten.

Die Umleitung (und damit die ehemalige Bediensteten-E-Mail-Adresse) bleibt so lange gültig, wie man zahlendes Mitglied im Alumni-Verein ist.
Will man diese E-Mails später nicht mehr erhalten (aber trotzdem die Alumni-Adresse weiter verwenden), kann man die Umleitung über die TUGRAZonline-Visitenkarte im Alumni-Profil löschen:

Alumni-Visitenkarte

Deaktivierung

Achtung:
In der Zeit zwischen der Deaktivierung des Zugangs und dem Löschen des Accounts werden Exchange-interne E-Mails weiter ohne Warnung oder Fehlermeldung ins Exchange-Postfach zugestellt.
Da Sie dort aber nicht mehr zugreifen können, sollten Sie auf jeden Fall über OWA eine Weiterleitung auf Ihre Alumni-Adresse einrichten. Diese Weiterleitung wird mit dem Löschen des Accounts (im Gegensatz zur Umleitung via TUGRAZonline) auch deaktiviert.

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Studierende

Für Studierende sind i. Allg. 2 Termine wichtig: der 17. Dezember und der 17. Mai - das ist ca. 2 Wochen nach Ende der Nachinskriptionszeit: wenn bis dahin keine Bestätigung über die Fortsetzung des Studiums eingelangt ist, wird das Studierenden-Profil im TU Graz-Account gesperrt und die E-Mail-Adresse gelöscht - die Daten in der Mailbox aber nur, falls Sie auch dem alumni-Verein nicht (mehr) angehören.

Wenn es zu einer Abmeldung (z. B. durch Studienabschluss) kommt und es existiert kein 2. aktives Studium, dann gelten die oben genannten Termine bereits für das aktuelle Semester (also auch, wenn man im aktuellen Semester aktiv weitergemeldet ist).
Beispiel: Sie haben das Somersemester inskribiert, beenden dann das Studium erfolgreich im April, dann wird Ihr Account am 17. Mai geschlossen, wenn Sie kein weiteres Studium inskribiert haben.

Wenn Sie Ihr Studium erfolgreich beenden und somit im ersten Jahr gratis Mitglied im alumni-Verein werden können, haben Sie bei Aktivierung einer alumni-Adresse auch weiterhin Zugriff auf Ihre Studierenden-E-Mails, da diese in derselben Inbox gespeichert sind wie die alumni-E-Mails, die Studierenden-E-Mail-Adresse funktioniert aber nicht mehr!

Da sich die E-Mail-Adresse aber (wenn Sie kein weiteres Studium betreiben) auf jeden Fall ändert, sollten Sie früh genug eine automatische Antwort einrichten, die über die zukünftige neue Adresse informiert.

Und beachten Sie, dass Sie bei externen Systemen (andere E-Mail-Provider, Social-Media-Accounts etc.) überprüfen, ob Sie Ihre @student.tugraz.at- oder Ihre @sbox.tugraz.at-Adresse als Wiederherstellungsadresse angegeben haben - das sollten Sie ändern, weil es diese Adresse ja nicht mehr lange geben wird.

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Alumni-Verein

Absolventen und Mitarbeiter:innen der TU Graz bekommen - wenn sie dem Absolventenverein „alumniTUGraz 1887“ beitreten (im ersten Jahr nach erfolgreichem Studienende ist die Mitgliedschaft im Verein kostenlos) - eine E-Mail-Adresse in der Domain alumni.tugraz.at.

Diese Adresse ist danach so lange gültig, so lange man (zahlendes) Mitglied im alumni-Verein ist und zeigt auf dieselbe Inbox am Server sbox.tugraz.at, wie eine eventuell vorhandene Studierenden-E-Mail-Adresse, d. h. Sie haben vollen Zugriff auf die Studierenden-E-Mails, die Studierenden-E-Mail-Adresse funktioniert aber nur dann weiter, wenn ein weiteres Studium (z. B. Doktorat) betrieben wird.

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Gruppenpostfächer und Verteilergruppen

Diese Adressen bestehen so lange, bis sie auf Antrag des TUGRAZonline- oder EDV-Beauftragten durch den ZID wieder gelöscht werden.

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