Die Archive-Folder des IMAP-Servers für Studierende und Alumni

Die E-Mails eines Benutzers liegen am IMAP-Server auf zwei verschiedenen Filesystemen:

  1. Posteingang (INBOX)
    Hierher werden (falls nicht spezielle Filter gesetzt sind) einlangende E-Mails zugestellt, solange auf diesem Filesystem für diesen Benutzer noch Platz vorhanden ist (Speicherplatz also regelmäßig - spätestens bei der 90%-Warnung - frei machen). Dieser Plattenplatz ist sehr teuer, daher ist eine Erweiterung nur sehr schwer finanzierbar. Zudem werden die Zugriffe auf eine derart volle Mailbox langsamer!
  2. archive
    Dieses Filesystem ist ein erweiterter Speicherplatz, der allen Benutzern zur Verfügung steht. Der zugehörende Ordner wird beim Erstellen des Accounts im TUGRAZonline automatisch eingerichtet. Man kann diesen Ordner sowohl zum Archivieren älterer E-Mails verwenden (z. B. mit Thunderbird 3 - s. u.) oder auch als erweiterte Inbox, indem man auch neuere E-Mails (z. B. automatisch per Filter über Webmail) in diesen Ordner (bzw. in Unterordner dort) verschieben läßt.

So sieht die Struktur im Ordnerbaum aus.

Die Ordnerstruktur wird im E-Mail-Clients wie z. B. Thunderbird im Prinzip wie folgt dargestellt:

Thunderbird-Baum

Beispielhaft ist links in der Grafik der Posteingang mit den Standard-Ordnern und einigen selbstdefinierten Ordnern gezeigt, der announce- und der archive-Ordner, dazu auch noch die freigegebenen Ordner von zwei anderen Benutzern, die abonnierten RSS-Feeds, die lokalen Ordner und die abonnierten Usenet-Newsgroups.

Die Darstellung in Webmail weicht davon etwas ab, dort erscheinen Unterordner der Inbox auf der gleichen Ebene. Die linke Grafik zeigt den Traditionellen Modus, die rechte den Dynamischen.

 

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Wie arbeite ich mit den beiden Filesystemen?

Wenn der Speicherplatz des Posteingangs voll ist, werden neu einlangende Nachrichten abgewiesen. Um dies zu verhindern, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  1. Löschen von nicht mehr benötigten E-Mails. Das ist natürlich der zu bevorzugende Weg - E-Mails, die man nicht mehr benötigt, sollten tatsächlich gelöscht werden.
  2. Verschieben von E-Mails auf „lokale" Platten (dies können natürlich auch Netzwerklaufwerke sein). Das entlastet zwar den E-Mail-Server, die E-Mails sind dann aber nur auf den Rechnern zugänglich, die einen Zugriff auf die „lokale" (Netzwerk-)Platte haben.
  3. Verschieben von E-Mails in den archive-Folder.
  • Das kann händisch (z. B. per drag & drop) erfolgen oder durch Server-seitige bzw. durch Client-seitige Filter geschehen.
  • Ab Thunderbird 3.0 gibt es die Funktion „Diese Nachricht archivieren": In der Defaulteinstellung wird dabei ein Ordner Archives (in der deutschen Version als Archiv dargestellt) in der Inbox angelegt (was die Inbox nicht entlastet) und die E-Mails in Unterordner mit der Jahreszahl der zu archivierenden Nachricht kopiert (diese Ordner müssen dann im Client u. U. erst abonniert werden, damit man darauf zugreifen kann). In den Kontoeinstellungen jedes Kontos kann man aber im Bereich „Kopien & Ordner" festlegen, wo dieser Ordner Archiv angelegt werden soll - statt „Ordner Archiv in [Kontoname]" wählt man dann z. B. „Anderer Ordner - [Kontoname] - archive - [Username] - Archiv". Mit dem Thunderbird-Add-on Message Archive Options kann man dann definieren, wie die Unterordnerstruktur aussehen soll, neuere Versionen sollten die Struktur der Inbox automatisch ins Archiv übernehmen können.

Nicht vergessen: auch diesen Bereich sollten Sie dann regelmäßig sichern (auf DVD brennen etc.); wir erstellen keine Sicherungskopien!

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Worauf haben Benutzer von Apple-Mail zu achten?

Benutzer von Apple Mail müssen in den Einstellungen den IMAP-Pfad-Präfix ändern, damit sie auf archive und announce Zugriff haben.

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Wie erstelle ich den archive-Ordner?

Dieser Ordner wurde automatisch bei der Erstellung ihres Accountes angelegt. Sollte der persönlich archive-Ordner nicht verfügbar sein, so wurde er evtl. versehentlich oder unwissentlich gelöscht. Er kann jedoch über die persönliche Visitenkarte im TUGRAZonline im Punkt TU Graz - E-Mail wieder angelegt werden.

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Wo finde ich den announce-Ordner?

Auf gleicher Ebene wie die INBOX befindet sich der Ordner announce, der nur für die Postmaster beschreibbar ist und der für Aussendungen an alle E-Mail-Kontoinhaber verwendet wird.

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