E-Mail-FAQs

und ein paar grundlegende Hinweise:

Attachements sollten eine gewisse Größe nicht überschreiten. Im Falle von Massenaussendungen mit Anhang empfiehlt es sich, die Datei auf einen Web- oder ftp-Server zu legen und nur einen Link dorthin zu versenden um den E-Mail-Server nicht unnötig zu belasten.

HTML-E-Mails werden von einigen Servern und vielen Benutzern blockiert, weil sie im Unterschied zu reinen Text-E-Mails durch die Möglichkeit „aktive Inhalte“ einzubetten (Java, JavaScript, ActiveX, …) ein viel höheres Sicherheitsrisiko darstellen, ohne daß i. Allg. mehr Inhalt transportiert wird.


Wie bekomme ich einen E-Mail-Account?

Studierende werden im Zuge der Einrichtung eines TUGRAZonline-Accounts auch nach der gewünschten E-Mail-Adresse gefragt, diese wird dann als IMAP-Account automatisch angelegt.
Bedienstete können eventuell am Institut (bzw. der OE) einen lokalen E-Mail-Account erhalten, am zentralem Exchange-Server kann man einen E-Mail-Account jederzeit über die Bearbeitung der TUGRAZonline-Visitenkarte anlegen.
Alumnis bekommen Ihre Adresse bzw. Ihren IMAP-Account über den alumni-Verein.

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Wie lange ist der E-Mail-Account gültig?

Nachdem man sein Dienstverhältnis oder sein Studium beendet hat, wird der TUGRAZonline-Account deaktiviert und der damit verbundene E-Mail-Account gelöscht und auch Weiterleitungen etc. entfernt.
Für Bedienstete geschieht dies mit dem Tag des Ausscheidens, für Studierende i. Allg. entweder am 15. Dezember oder am 15. Mai, davor wird aber per E-Mail gewarnt und mitgeteilt, welche Dienste dann nicht mehr nutzbar sind.

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Kann ich meine E-Mail-Adresse ändern?

Nur wenn sich Ihr Nachname ändert.

Vergessen Sie nach der Änderung Ihrer E-Mail-Adresse nicht, die Absender-Adresse in allen E-Mail-Clients, die Sie verwenden, zu korrigieren!

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Wie komme ich zu meinen E-Mails?

Sie können die E-Mails per Webmail (Studierende/Alumni) oder OWA (Bedienstete) abrufen oder Sie verwenden einen beliebigen anderen IMAP-fähigen E-Mail-Client, den Sie mit den E-Mail-Zugangsdaten konfigurieren. Der Bediensteten-Server ist ein Exchange-Server, d. h. hier können Sie auch Exchange-fähige Clients verwenden (Outlook kann sowohl als Exchange- als auch als IMAP-Client verwendet werden, beides hat Vor- und Nachteile).

Wenn Sie über Ihre TUGRAZonline-Visitenkarte einzusteigen versuchen und Sie kommen über den Link „SBOX-Webmail“ bzw. „TU Graz - E-Mail“ nicht zu Ihren E-Mails, dann versuchen Sie zuerst, ob Sie sich direkt in Webmail bzw. OWA anmelden können. Wenn das funktioniert, dann hat nur TUGRAZonline ein Problem, der E-Mail-Server und der Webmail-Client sind nicht betroffen.
Falls Sie sich auch direkt per Webmail (bzw.OWA) nicht einwählen können, dann schauen Sie bitte in unserer Newsgruppe oder im RSS-Feed nach, ob dort Probleme gemeldet wurden, sonst melden Sie das bitte an das Webmail- bzw. Exchange-Team, dort wird dann abgeklärt, ob nur Webmail (bzw. OWA) oder doch auch der IMAP- bzw. Exchange-Server selbst betroffen ist.

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Wo kann ich Weiterleitungen oder eine automatische Antwort einrichten?

Für Studierende und Alumni geschieht im Bereich „Filter“ im Webmail-Client, Bedienstete machen das über Outlook oder OWA.

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Ich habe mein Kennwort vergessen bzw. funktioniert es nicht mehr

Das ist kein E-Mail-Problem - das E-Mail-Kennwort entspricht (Prinzip single credentials) dem TUGRAZonline-Kennwort.

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Meine E-Mails sind (teilweise) verschwunden

Haben Sie vielleicht mit einem mobilen Client (Smartphone) zugegriffen?
Dort sind die Voreinstellungen oft so, daß die E-Mails

  • entweder sowieso vom Server auf das Mobiltelephon verschoben werden - sie sind dann nur mehr am Mobiltelefon vorhanden (bis man sie dort löscht)
  • oder man löscht sie zwar nur am Mobiltelefon, beim nächsten Synchronisieren meldet der Client aber dann dem Server, daß diese E-Mails zu löschen sind

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Obwohl ich E-Mails auf der „sbox“ lösche, bleibe ich over quota

Jeder User hat nur einen bestimmten Plattenplatz für E-Mails und es werden auch nur E-Mails bis zu einer bestimmten Größe angenommen (Werte für Limits).
Der aktuelle Platzverbrauch ist z. B. im Webmail in der Zeile „Speicherplatz-Kontingent“ sichtbar.
Vor allem der Platz, den gesendete E-Mails im Ordner sent-mail (oder Sent etc.) verbrauchen, wird immer wieder vergessen, außerdem hängt es von Ihren Client-Einstellungen ab, ob E-Mails

  • sofort gelöscht
  • nur in den Papierkorb (Trash, trash oder Papierkorb - Achtung: diese Folder können bei verschiedenen Clients in den Voreinstellungen unterschiedlich heißen - wenn Sie also mit verschiedenen Clients zugreifen, kann es daher durchaus mehrere davon geben!) verschoben
  • oder überhaupt nur als gelöscht markiert werden.

Bei Verwendung von Webmail ist der Ordner sent-mail u. U. erst zu abonnieren (über den Menüpunkt „Ordner“) und kann (je nach Einstellungen) auch automatisch periodisch umbenannt (z. B. sent-mail-MM-YYYY) werden.

Falls Sie (fast) Ihren gesamten Platz verbraucht haben, müssen Sie Ihren E-Mail-Client so umkonfigurieren, daß er beim Löschen von E-Mails diese nicht in den Papierkorb verschiebt, sondern entweder sofort löscht oder als gelöscht markiert (und dann „endgültig löschen“), nach diesen Einstellungen sollten Sie dann genügend E-Mails löschen um wieder Platz für neue E-Mails zu schaffen.
In Webmail geht das leider nicht, hier gibt es nur die Möglichkeit den Papierkorb zu leeren, aber auch dazu ist etwas Platz notwendig. Falls Sie also schon „over quota“ sind, müssen Sie zuerst E-Mails ins Archiv verschieben, dann den Papierkorb leeren. Sollte auch im Archiv kein Platz mehr frei sein, müssen Sie mit einem anderen E-Mail-Client Platz schaffen!

Als gelöscht markierte E-Mails werden erst wirklich gelöscht, wenn Sie dann je nach Client „endgültig löschen“ oder „Ordner komprimieren“ aufrufen oder das für das Abmelden konfiguriert haben (auch danach können E-Mails von den Postmastern noch eine gewisse Zeit lang rekonstruiert werden).

Außerdem kann es bis zu 30 Minuten dauern, bis die Mailgates von der sbox „informiert“ werden, daß der User Platz geschaffen hat (der entsprechende Job läuft zu jeder vollen und jeder halben Stunde).

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Ich bin auf der „sbox“ bereits over quota, kann aber keine E-Mail löschen

Wie schon zuvor erwähnt liegt das an Ihren Einstellungen bzw. Ihrem Client - Sie müssen die E-Mails sofort löschen, für das Verschieben in den Papierkorb haben Sie ja keinen Platz mehr.

Mit dem Client „Webmail“ geht das aber nicht, hier gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Melden Sie sich in Webmail an.
  2. Versuchen Sie den Papierkorb zu leeren (falls das Icon nicht angezeigt wird, wechseln Sie in den Bereich „Nachrichten löschen und verschieben“ und lassen Sie es sich anzeigen).
  3. Falls das nicht mehr funktioniert, verschieben Sie E-Mails aus Ihrer Inbox ins Archiv, nun haben Sie in der Inbox wieder Platz und können E-Mails löschen und den Papierkorb leeren.
  4. Danach können Sie - falls gewünscht - wieder E-Mails vom Archiv zurück in die Inbox verschieben.

Sollte auch das Archiv bereits voll sein, müssen Sie einen anderen E-Mail-Client verwenden, der sofortiges Löschen beherrscht (z. B. Thunderbird).

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Probleme beim Verschieben oder Löschen von E-Mails mit Thunderbird am Exchange-Server

Damit das Verschieben oder Löschen von E-Mails sofort durchgeführt wird (und nicht erst beim Schließen von Thunderbird), müsen Sie die Option auto-expunge manuell aktivieren. Einfach geht das, indem Sie die Konfiguration bearbeiten und mail.imap.expunge_option auf 1 sowie mail.imap.expunge_after_delete auf True setzen.

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Kann ich gelöschte E-Mails rekonstruieren?

Im Prinzip sollte jeder gute E-Mail-Client mehrere Einstellungen zum Löschen von E-Mails haben, z. B.

  • sofort löschen
  • als gelöscht markieren
  • in den Papierkorb verschieben

wenn Sie E-Mails also sofort löschen, dann ist das eigentlich Ihr Problem (es gibt kein Backup außer für Desaster Recovery), trotzdem kann es aber natürlich passieren, daß man selbst mit einer sicheren Lösch-Methode irrtümlich doch wichtige Nachrichten löscht, daher werden E-Mails auf Serverseite erst nach einer bestimmten Verzögerung (90 Tage für Bedienstete am Exchange-Server, 3 Tage für Studierende) tatsächlich gelöscht. Studierende müssen sich an die Postmaster wenden, dann können E-Mails rekonstruiert werden, Exchange-Benutzer können das über Outlook bzw. OWA selbst machen (Kontextmenü „Gelöschte Elemente wiederherstellen“)

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Woher kommen auf der „sbox“ die Ordner announce und archive?

Diese beiden Ordner werden vom System für Sie angelegt:

  • announce ist ein Ordner, in den die Postmaster (und nur diese) Infos für alle Benutzer stellen können - diesen Ordner sollten Sie also nicht abbestellen, wenn Sie z. B. Infos vom ZID zum System (Abschaltungen etc.) erhalten wollen.
  • archive ist ein Ordner auf einem separaten (kostengünstigeren) Filesystem, wodurch Ihnen zusätzlicher Mailspace zur Verfügung steht - ältere E-Mails sollten Sie vom Posteingang ins Archiv verschieben, da bei der E-Mailzustellung nur überprüft wird, ob im Posteingang genügend Platz zur Verfügung steht, nicht, ob Sie generell noch Platz hätten.
    Sollten Sie den archive-Ordner irrtümlich löschen, können Sie ihn über den Accountstatus in Ihrer TUGRAZonline-Visitenkarte wieder anlegen - die Daten sind dann allerdings verloren.

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Wie versende ich Daten, die über dem Größenlimit liegen?

Dafür gibt es mehrere mögliche Lösungen:

  • einen SMTP-Server ohne Limit verwenden
  • die Daten aufspalten und in mehreren E-Mails versenden
  • die Daten auf den FTP-Server legen und nur den Link versenden
  • Bigmail verwenden (arbeitet ähnlich wie die ftp-Lösung)
  • Filesender (ACOnet) verwenden
  • einen Filehoster wie YouSendIt wählen (arbeitet ebenfalls ähnlich wie Bigmail), Thunderbird unterstützt das automatisch

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Warum kann ich Attachments, die kleiner als das Größenlimit sind, nicht versenden?

Da Webmail (und andere E-Mail-Clients) Attachments besonders bearbeiten (i. Allg. werden sie base64-kodiert), werden E-Mails mit Attachments um ca. 35 % vergrößert (durch digitale Signaturen und Verschlüsselung u. U. noch mehr). Daher nimmt Webmail E-Mails nur bis zu einer Größe von 16 MB entgegen, damit die E-Mail dann nicht vom SMTP-Gateway zurückgewiesen wird. Bei anderen E-Mail-Clients können wir nicht genau sagen, um wieviel die E-Mail vergrößert wird, Sie sollten sich aber nicht wundern, wenn E-Mails mit Attachments, die kleiner als die Maximalgröße sind, nicht akzeptiert werden (als Richtwert: 15 MB) - als webbasierte Alternative für größere E-Mails wird bigmail.TUGraz.at angeboten, eine weitere Erhöhung des Limits ist nicht mehr geplant!

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Warum kann ich gewisse Dateien nicht empfangen bzw. versenden?

An executable attachment (batch file, script file, program, etc)  was received with this email and has been discarded. It was replaced  with this message for your security. The sender has been informed that in order to send you this file they will need to use an archived and/or compressed format.

Erhalten Sie in einer E-Mail diese Nachricht, so bedeutet dies, daß der Sender eine Datei mit z. B der Endung .exe oder .com angehängt hat. Da manche Clients versuchen solche Attachments direkt in den Speicher zu laden und darzustellen bzw. auszuführen, birgt dies ein großes Sicherheitsrisiko sich mit Malware zu infizieren.

Unterbundene Anhangs-Endungen sind:
.bat .cmd .com .dll .exe .inf .js .jse .pif .reg .scr .vb .vbe .vbs .wsf .wsh

Der Sender der Nachricht erhält einen Hinweis die Datei in eine ZIP-Datei zu verpacken:

We received a message claiming to be from you which contained an executable attachment (batch file, script, program, etc). In order to protect users from malicious programs, we do not accept these file types thru this mail server. If you need to send the file to it's intended recipient, you must send it in an archived and/or compressed format.


Generell müssen ausführbare Programme (executables) auch aus dem TUGnet immer als Archiv versandt werden!

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Warum dauert es so lange, bis eine E-Mail ankommt?

Die wahrscheinlichste Ursache ist Greylisting, eine Verzögerung sollte dann aber nur bei der ersten E-Mail innerhalb des Zeitfensters auftreten.

Ob es wirklich Greylisting ist, können Sie aber auch selbst überprüfen.

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Ich bekomme E-Mails, obwohl ich gar nicht in der Adresse stehe

Dafür gibt es mehrere Antworten:

  1. wahrscheinlich stehen Sie im Bcc der Adresse, dann können Sie das nicht sehen, weil das von den meisten E-Mail-Servern weggeschnitten wird
  2. Einer der Originalempfänger (To, Cc oder Bcc) hat eine automatische Weiterleitung auf Ihre Adresse eingerichtet, das sehen Sie zwar auch nicht, aber eventuell kann man über den Header der E-Mail feststellen, daß die E-Mail vorher schon an einen anderen Server geschickt wurde
  3. Jemand schickt Ihnen diese E-Mail aktiv weiter - manche E-Mail-Clients kennen 2 Arten von solchen Weiterleitungen: mit Veränderung der Originalnachricht (z. B. in Webmail durch Weiterleiten) und ohne Veränderung der Originalnachricht (in Webmail mit Umleiten), dann stehen Sie nicht in der Empfänger-Zeile

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Jemand hat eine E-Mail an mich gesendet, die ich aber nie erhalten habe

Dafür kann es mehrere Gründe geben, u. a.:

  1. Sie haben eine Weiterleitung an eine andere Adresse (ohne lokale Kopie) aktiviert und vergessen dort nachzuschauen?
  2. Sie haben diesen Absender - eventuell ungewollt (bei Verwendung von Webmail mit Firefox unter Linux z. B. über die Tastenkombination Alt+B, Firefox und MacOS X mit Alt+C oder generell mit Rechtsklick und X) - in Ihre Ausschlußliste aufgenommen.
    In der „traditionellen Ansicht“ in Webmail liegen die Punkte Löschen und Ausschlußliste gleich nebeneinander, so daß schon viele Benutzer E-Mail-Adressen in die Ausschlußliste kopiert haben anstatt die E-Mail zu löschen.
    Lösung: Überprüfen Sie daher zuerst immer die Ausschlußliste in Webmail, da der Absender in diesem Fall keine Benachrichtigung erhält, weil die E-Mail ja vom Server angenommen wurde!
  3. Die E-Mail hat unsere E-Mail-Server gar nicht erreicht, sondern wurde vielleicht nur zu unserem Nolisting-Server geschickt.
    Lösung: Der Absender muß seinen Admin fragen, wohin die E-Mail verschickt wurde. Ist das nur mx0.tugraz.at, dann ist der Server des Absenders falsch konfiguriert.
  4. Aufgrund bestimmter formaler Tests werden manche E-Mails abgelehnt, aber nie einfach verworfen: es ergeht (wenn technisch möglich) immer eine Fehlermeldung an den zustellenden Server (nicht an den vermeintlichen Absender!).
    Lösung
    : Sie können in Ihrer TUGRAZonline-Visitenkarte festlegen, ob Sie als Spam erkannte E-Mails annehmen wollen oder nicht (die Voreinstellung lehnt solche E-Mails ab). Bei gewünschter Zustellung wird trotzdem ein Header-Eintrag hinzugefügt, der auf die OSRs hinweist. Falls man solche E-Mails akzeptiert, dann werden auch die anderen formalen Filter und Greylisting deaktiviert (gilt nur für die in der Visitenkarte angegebene Adresse):

    Bedienstete: TUGRAZonline-Visitenkarte - Ressourcen - @ TU Graz E-Mail - Details Mailaccount - „Als Spam erkannte E-Mails annehmen“ aktivieren.
    Studierende: TUGRAZonline-Visitenkarte - Accountstatus - Bearbeitung - „Mails von mehrfach Spam-Blacklisted-Servern annehmen und Greylisting ausschalten“ aktivieren.

Für eine schnelle Abklärung brauchen wir i. Allg. folgende Daten:
  • Ihren TUGRAZonline-Benutzernamen
  • Zeitpunkt der fehlgeschlagenen Zustellung
  • Empfänger-Adresse
  • Absender-Adresse
  • über welchen SMTP-Server wurde die Nachricht verschickt
    (die Absenderadresse alleine hilft uns in vielen Fällen nicht!)

Sie können aber auch selbst über ein Webinterface überprüfen, ob und warum E-Mails an Sie abgelehnt wurden.

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Warum werden manche E-Mails nicht weiter geleitet?

An der TU Graz werden sowohl eingehend als auch ausgehend Anti-Spam-Filter verwendet.
Wird eine eingehende E-Mail als Spam klassifiziert, dann wird im Subject „[ SPAM? ]“ hinzugefügt, die E-Mail aber trotzdem zugestellt. Wird eine ausgehende E-Mail als Spam klassifiziert, dann wird die E-Mail abgelehnt (Grund: die TU Graz könnte sonst auf Blacklists landen), der Absender muß die E-Mail dann umfomulieren oder den Text verpacken und als Anhang schicken, bei Weiterleitungen besteht diese Möglichkeit oft nicht.

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Eine E-Mail wurde mit Hinweis auf RFC 2606 abgelehnt

Bei Exchange-Servern passiert es immer wieder, daß (z. B. nach einem Update) die TLD des Servers auf „local“, „lan“ etc. geändert wird, das sind aber Testdomains bzw. Domains für lokale Anwendungen und diese dürfen daher gemäß RFC 2606 nicht für Produktionssysteme im Internet verwendet werden!

Der zustellende Server wird aber davon informiert und er sollte den Absender informieren, die Administratoren könnten das dann in wenigen Minuten beheben, Sie selbst können aber diesen Filter gemeinsam mit allen anderen Spamfiltern ebenfalls deaktivieren.

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Ich habe eine E-Mail versandt, welche mein Gegenüber nie erhalten hat

Haben Sie auch überprüft, ob die E-Mail mit einem Fehlercode zurück gekomen ist? U. U. haben Sie sich in der E-Mail-Adresse vertippt oder der Server des Empfängers akzeptiert die Schreibweise nicht (web.de akzeptiert z. B. keine Großbuchstaben im Teil vor dem @).

Die Punkte, warum eine E-Mail bei uns nicht zugestellt wurde (s. o.), kann natürlich auch umgekehrt gelten. Sie sollten sich (wenn das Problem weiter besteht) mit dem Administrator des E-Mail-Servers der Gegenseite in Verbindung setzen oder eine E-Mail mit den Daten des Adressaten und dem Zeitpunkt des Versands an die Postmaster schicken.

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Ich kann kein E-Mail (an bestimmte Adressen) versenden

An der TU Graz muß man sich für das Versenden von E-Mails (wenn man nicht Webmail oder OWA verwendet) entweder per SMTP mit dem TUGRAZonline-Account authentifizieren (und damit autorisieren) oder per Outlook am Exchange-Server anmelden.

SMTP

Wenn Sie E-Mails an interne Adressen versenden können, an externe aber nicht, dann haben Sie entweder noch kein Kennwort für den SMTP-Server eingegeben oder Sie haben nach einer Änderung des TUGRAZonline-Kennworts vergessen, es auch im E-Mail-Client für den SMTP-Server zu ändern.

Outlook

Wenn Sie in Ihrem Outlook-Adressbuch Adressen eingetragen haben, die es am Exchange-Server nicht mehr gibt, dann erhalten Sie beim Sendeversuch einen Fehler in der Art:
IMCEAEX-_o=TUGraz_ou=Exchange+20Administrative+20Group+20+…@tugraz.local Remote Server returned '550 5.2.0 RESOLVER.ADR.BadPrimary; recipient primary SMTP address is missing or invalid'

Lösung:

  • Namen der betroffenen Person in die An...-Zeile von Outlook schreiben
  • Den automatischen Vorschlag markieren und mit [Entf] löschen
  • E-Mail-Adresse erneut eintragen
  • und absenden

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Probleme mit @ bei Webmail unter MacOS X

Die Tastenkombination „ctrl-L“ für „@“ auf einer deutschen Tastatur funktioniert nicht, außer man deaktiviert die Access Keys (= Shortcuts) in den Webmail-Optionen

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Wo finde ich die E-Mail-Adressen (Whitepages)?

  1. Die Suche nach Studierenden ist aus Datenschutzgründen nur (ausgewählten) Bediensteten erlaubt.
  2. Für die Suche nach Bediensteten der TU Graz gibt es eine Datenbank als Quelle für alle Daten: TUGRAZonline. Daher ist die Suche nach Bediensteten in TUGRAZonline der erste Weg um E-Mail-Adressen der TU Graz zu finden, hier können Bedienstete (authentifiziert) auch nach den Adressen von Studierenden suchen
  3. Falls TUGRAZonline (z. B. im Wartungszeitfenster) nicht verfügbar ist, kann man z. B. auch über den Suchserver abfragen
  4. Innerhalb des TUGnets kann man den LDAP-Server auch direkt im E-Mail-Client eintragen

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Ich bekomme eine Fehlermeldung beim Versenden oder Empfangen

Prinzipiell haben das Empfangen von E-Mails (IMAP oder Exchange) und das Versenden von E-Mails (SMTP) relativ wenig miteinander zu tun, d. h. wenn z. B. Senden funktioniert muß das Empfangen nicht automatisch auch funktionieren und vice versa.

Wenn es Probleme dabei gibt, checken Sie folgende Liste:

  • Haben Sie die korrekten Einstellungen vorgenommen?
    Lesen Sie bitte unter Eckdaten zum E-Mail-Account und in der Beispielkonfiguration Thunderbird nach. An der TU Graz muß man sich für beide Dienste (also IMAP/Exchange und SMTP) mit dem TUGRAZonline-Account authentifizieren (und damit autorisieren).
  • Hat sich Ihr TUGRAZonline-Kennwort geändert?
    Wenn ja: das muß - falls es im E-Mail-Client abgespeichert wurde - in den E-Mail-Einstellungen (sowohl für den IMAP- bzw. Exchange- als auch für den SMTP-Server) nachgetragen werden!
  • Wurde eine E-Mail, die Sie versenden wollten, als Spam eingestuft?
    Wir geben Ihnen in der Fehlermeldung den Grund dafür an - ändern Sie das Format Ihrer E-Mail entsprechend ab! Die TU Graz landet sonst (auch durch gehackte/gephishte Accounts) eventuell auf Blacklists und das müssen wir verhindern!
  • Sie bekommen eine Fehlermeldung, daß eine E-Mail nicht angekommen ist, aber Sie haben diese E-Mail gar nicht versandt?

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Häufige Fehlermeldungen

und deren Erklärung

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