Virtuelle E-Mail-Server

Sollte Ihr Institut Interesse daran haben den physikalischen Instituts-E-Mail-Server aufzulassen (i. Allg. liegen die Aufgaben eines Instituts nicht im Betrieb von E-Mail-Servern) oder Sie brauchen für ein Projekt eine eigene E-Mail-(Sub-)Domain, dann bietet der ZID folgendes an:

  1. E-Mail-Adressen am zentralen E-Mail-Server (das Einrichten kann jeder TUGRAZonline-Benutzer selbst vornehmen).
    Nicht personenbezogene E-Mail-Adressen (wie z. B. office.institut@TUGraz.at) werden auf Anfrage bei virtuell@tugraz.at eingerichtet.
  2. Einrichtung eines „virtuellen Servers“, der die (alten) E-Mail-Adressen zu den neuen (oder anderen) E-Mail-Adressen weiterleitet - d. h.: Die alten Adressen funktionieren danach weiterhin (sind dann allerdings nur mehr Alias-Adressen)!
    Die Verwaltung erfolgt über die EDV-Beauftragten im Wege der Applikation „Mail Routing“ in TUGRAZonline.

Achtung - auch für virtuelle Institutsserver gilt: Mail-Routing-Einträge für Personen, die nicht mehr Mitarbeiter der TU Graz sind, sind zu löschen!


Vorteil

Der zentrale Server ist u. a. gut gewartet, hat redundante Stromversorgung, Klimaanlage, Daten werden auf ein Ersatzsystem gespiegelt, die Hardware und die Wartung zahlt der ZID, …

Bei Problemen können die Postmaster des ZIDs den gesamten Weg einer E-Mail vom mx0 über die Mailgates bis zum E-Mail-Server verfolgen und so mögliche Probleme leichter aufdecken.

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Nachteil

Kein direkter Zugriff auf die E-Mails im Filesystem durch Institutsmitarbeiter, sondern nur durch die Administratoren des ZID, Reaktionszeiten bei Problemen somit nur innerhalb der Reaktionszeiten des ZID (allerdings laufen bis auf serverinterne E-Mails sowieso alle E-Mails über den mx0 und die (SMTP-)Mailgates des ZID)

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Umstieg

Von den EDV-Beauftragten zu erledigen:

  1. Von allen Benutzern die neuen E-Mail-Adressen (am E-Mail-Server des ZID oder wo auch immer) erfragen
  2. Die Tabelle für den realen Server aus der TUGRAZonline-Applikation „Mail Routing“ exportieren
  3. Die Spalte mit dem Zieladressen (2. Spalte) bearbeiten (siehe Punkt 1)
  4. Den Postmastern bekanntgeben, daß der Server von „real“ auf „virtuell“ umgestellt werden soll; die neue „Routing-Tabelle“ den Postmastern als CSV-Datei zur Verfügung stellen, je E-Mail-Adresse ist dann eine Zeile im Format
        Annahmeadresse; Zieladresse; [leer]; Personennummer; [leer]; Anmerkung
    anzugeben (in der Anmerkung kann man z. B. den Namen angeben, zur Kontrolle, ob alles funktioniert hat).
    Personen, die neu hinzu kommen und deren Personennummer man nicht kennt, fügt man dann in der Applikation hinzu, wenn die Umstellung durch die Postmaster erfolgt ist.

Von den Usern zu machen:

  1. Die E-Mail-Clients so umkonfigurieren, daß die E-Mails vom zentralen E-Mail-Server (oder von wo auch immer - siehe Punkt 1 oben) abgeholt werden
  2. Ältere E-Mails (laufend) auf lokale Platten archivieren und sichern, der E-Mail-Server selbst ist kein Archiv!

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