Spam/Junk in der Inbox

Kein System ist perfekt, wir würden ungern Ihre u. U. wichtigen E-Mails einfach löschen (dürfen das auch gar nicht), daher überlassen wir es Ihnen, ob und unter welchen Bedingungen Sie E-Mails löschen oder verschieben (lassen).

Sie können das händisch über Ihren bevorzugten E-Mail-Client machen, viele Clients lernen dabei auch und machen das dann (halb-)automatisch. In der Lernphase des Programms muss man aber mit vielen Fehlern rechnen, daher raten wir dazu auf unsere zentrale Analyse zu vertrauen und dann über Webmail/OWA entsprechende zentrale Filter zu definieren. Das können einfache Filter sein, die alle als Spam gekennzeichneten E-Mails behandeln (alle E-Mails, die einen Spam-Score von mindestens 9.0 erreichen, werden von uns mit „[ SPAM? ]“ am Beginn der Betreff-Zeile gekennzeichnet).
Zusätzlich kommen folgende Zeilen in den Header:

X-TUGAntiSpamFlag: spam
X-TUG-Spam-Level: ##########
X-Spam-Score: 9.0
X-Spam-Status: suspected
X-Spam-Tests: CiscoESA $Hostname

Wenn es vermuteter Spam ist (Score > 5,0) dann kommen folgende Zeilen in den Header:

X-TUGAntiSpamFlag: suspected
X-TUG-Spam-Level: #####
X-Spam-Score: 5.0
X-Spam-Status: suspected
X-Spam-Tests: CiscoESA $Hostname

Fast jedes aktuelle E-Mail-Programm unterstützt die Möglichkeit Filter einzurichten. Per Filter kann genau festgelegt werden, was mit der elektronischen Post geschehen soll, falls sie gewissen Kriterien entspricht. Dies ist auch per Webmail und OWA möglich, und es wird empfohlen die Filter hier einzustellen, da die Regeln zentral angewandt werden und nicht am PC bzw. Notebook doppelt eingerichtet werden müssen.

Bedienstete

Exchange kann leider mit numerischen Werten in den Header-Zeilen nicht umgehen, daher wird der Spam-Score zusätzlich auch durch eine entsprechende Anzahl von „#“ dargestellt (für 5.0 mit #####, für 9.0 mit ######### usw.) und Sie können dann E-Mails verwerfen, in denen in den Kopfzeilen „X-TUG-Spam-Level: #########“ vorkommt, für OWA schaut das dann in etwa so aus:

Sie melden sich am Exchange-Server an, klicken am rechten oberen Rand auf das Zahnrad und wählen „Optionen“, auf der linken Seite wählen Sie dann E-Mail → Automatische Verarbeitung → Posteingangs- und Aufräumregeln. Mit dem Plus-Zeichen können Sie nun neue Regeln erstellen:

Alternativ könne Sie dabei die E-Mails auch löschen statt sie in einen Junk-Ordner zu verschieben.

Die Möglichkeit im Punkt „Wenn die Nachricht eintrifft und:“ nach Kopfzeileneinträge zu filtern scheint in OWA erst auf, wenn Sie weiter unten „weitere Optionen…“ auswählen.

Studierende & Alumni

Per Webmail (Studierende, Alumni) können Sie einen Filter definieren, der alle E-Mails mit einem Spam-Score größer als z. B. 9.0 automatisch löscht oder verschiebt.
Wenn Sie diese E-Mails nur in einen bestimmten Ordner verschieben (und nicht löschen) wollen, gibt es schon einen vordefinierten Filter in der Liste der Filter („Spam“).

Zum automatischen Löschen (bzw. Verschieben in den Papierkorb) können Sie eine Regel definieren, die z. B. so aussieht:

Oder Sie definieren selbst einen Filter:

Wenn eine Ihrer E-Mails irrtümlich mit [ SPAM? ] gekennzeichnet wurde, oder wirkliche Spam-E-Mails fälschlicherweise nicht gekennzeichnet wurden, dann gibt es mehrere Möglichkeiten uns das so zu melden, dass wir die Spamfilter trainieren können.

Von uns geprüfter Spam bzw. „Ham“ (also irrtümlich als Spam gekennzeichnete E-Mails) wird beim Hersteller unserer „E-Mail Security Appliance“ eingereicht und dort erneut analysiert.
Wir können leider nicht beeinflussen, ob oder wie schnell das dann in die von uns verwendeten Filter einfließt.

Webmail

Studierende und Alumni können in Webmail diese E-Mail(s) auswählen und sie mit dem entsprechenden Button als Spam (bzw. kein Spam) melden.

Thunderbird

Sie installieren das Add-on Simple Mail Redirection (das „normale“ Umleiten in Thunderbird funktioniert nicht).
Sie können dann über das Kontext-Menü (rechte Maustaste) E-Mails direkt aus der Liste der E-Mails melden oder über das Kontext-Menü bereits geöffnete E-Mails melden oder auch die entsprechende Schaltfläche installieren:

Wenn Sie das Add-On starten, tragen Sie dann entweder die Adresse spam-report@tugraz.at oder not-spam-report@tugraz.at (falls es irrtümlich als Spam gekennzeichnet wurde) ein:

Andere Clients, die Umleiten (Redirect) beherrschen

Wenn Ihr Client „Umleiten/Redirect/Resend“ beherrscht (also nicht „Weiterleiten/Forward“), dann können Sie die E-Mail auch an die Adresse spam-report (bzw. not-spam-report) umleiten (und bitte nicht weiterleiten, damit können wir nichts anfangen!), die E-Mail kommt dann genau so an, wie sie versandt wurde und damit können wir dann die zentralen Filter trainieren.

In Outlook als IMAP-Client wird das durch „Aktionen“ → „Diese Nachricht erneut senden“ durchgeführt.

Für Outlook/EWS und OWA geht das so nicht, dafür gibt es die Möglichkeit, eine E-Mail als Anlage an die Adresse spam-report-attachment@tugraz.at (bzw. not-spam-report-attachment@tugraz.at für falsch gekennzeichnete E-Mails) weiterzuleiten.

Apple Mail beherrscht zwar prinzipiell die Funktion „Umleiten“, nicht aber im Zusammenhang mit einem Exchange-EWS-Konto, bleibt also auch nur die Variante mit Attachment.

Fehlermeldung, wenn Sie Spam melden wollen

Wenn Sie eine Meldung bekommen, dass die E-Mail, die Sie uns als Spam melden möchten, Spam ist, dann bedeutet das, dass die Filter inzwischen schon nachtrainiert wurden und diese E-Mail nun schon richtig als Spam erkannt wird, löschen Sie in diesem Fall einfach die betreffende E-Mail.

E-Mails können server- und/oder clientseitig verschoben werde.
Serverseitig können Sie selbst Filter definieren (s. o.: Inbox sauber halten), clientseitig gibt es Filter, die - wenn sie gut trainiert werden - eine hohe Trefferrate erzielen (z. B. Thunderbird) und Filter, die mit eigenen Regeln auch oft „false positives“ liefern (z. B. Outlook).

Wir raten dazu, die lokalen Filter im jeweiligen E-Mail-Client und die vordefinierten Filter in Exchange abzudrehen, weil hier nicht klar gesagt werden kann, aufgrund welcher Regeln E-Mails als Junk/Spam eingestuft werden:

und stattdessen unsere zentralen (vorgeschalteten) Filter zu trainieren (s. o.: Spam/Junk melden).