Spam/Junk in der Inbox

Die E-Mail-Server der TU Graz prüfen jede eingehende Nachricht gewissenhaft. Lesen Sie dazu unsere Infos zum Thema Spamfilter an der TU Graz. Trotzdem kann es zu Fehlern kommen, Fragen dazu versuchen wir hier zu klären.

Warum bekomme ich als Spam identifizierte E-Mails trotzdem zugestellt?

Kein System ist perfekt, wir würden ungern Ihre u. U. wichtigen E-Mails einfach löschen (dürfen das auch gar nicht), daher überlassen wir es Ihnen, ob und unter welchen Bedingungen Sie E-Mails löschen oder verschieben (lassen).

Sie können das händisch über Ihren bevorzugten E-Mail-Client machen, viele Clients lernen dabei auch und machen das dann (halb-)automatisch. In der Lernphase des Programms muss man aber mit vielen Fehlern rechnen, daher raten wir dazu auf unsere zentrale Analyse zu vertrauen und dann über Webmail/OWA entsprechende zentrale Filter zu definieren. Das können einfache Filter sein, die alle als Spam gekennzeichneten E-Mails behandeln (alle E-Mails, die einen Spam-Score von mindestens 9.0 erreichen, werden von uns mit „[ SPAM? ]“ am Beginn der Betreff-Zeile gekennzeichnet).
Zusätzlich kommen folgende Zeilen in den Header:

X-TUGAntiSpamFlag:spam
X-TUG-Spam-Level:##########
X-Spam-Score:9.0
X-Spam-Status:suspected
X-Spam-Tests:CiscoESA $Hostname

Wenn es vermuteter Spam ist (Score > 5,0) dann kommen folgende Zeilen in den Header:

X-TUGAntiSpamFlag:suspected
X-TUG-Spam-Level:#####
X-Spam-Score:5.0
X-Spam-Status:suspected
X-Spam-Tests:CiscoESA $Hostname

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Wie kann ich meine Inbox sauber halten?

Fast jedes aktuelle E-Mail-Programm unterstützt die Möglichkeit Filter einzurichten. Per Filter kann genau festgelegt werden, was mit der elektronischen Post geschehen soll, falls sie gewissen Kriterien entspricht. Dies ist auch per Webmail und OWA möglich, und es wird empfohlen die Filter hier einzustellen, da die Regeln zentral angewandt werden und nicht am PC bzw. Notebook doppelt eingerichtet werden müssen.

Per Webmail (Studierende, Alumni) können Sie einen Filter definieren, der alle E-Mails mit einem Spam-Score größer als z. B. 9.0 automatisch löscht oder verschiebt.
Wenn Sie diese E-Mails nur in einen bestimmten Ordner verschieben (und nicht löschen) wollen, gibt es schon einen vordefinierten Filter in der Liste der Filter („Spam“):

Zum automatischen Löschen können Sie eine Regel definieren, die z. B. so aussieht:

[Spam-Level] [5] Nachrichten mit einem Spam-Level größer oder gleich diesem wert werden als Spam behandelt.

Oder Sie definieren selbst einen Filter:

[X-Spam-Score] [Größer als oder gleich] [5,0] Dieses tun: [Nachricht komplett Löschen:]

Exchange kann leider mit numerischen Werten in den Header-Zeilen nicht umgehen, daher wird der Spam-Score zusätzlich auch durch eine entsprechende Anzahl von „#“ dargestellt (für 5.0 mit #####, für 9.0 mit ######### usw.) und Sie können dann E-Mails verwerfen, in denen in den Kopfzeilen „X-TUG-Spam-Level:#########“ vorkommt, für OWA schaut das dann in etwa so aus:

Sie melden sich am Exchange-Server an, klicken am rechten oberen Rand auf das Zahnrad und wählen „Optionen“, auf der linken Seite wählen Sie dann E-Mail → Automatische Verarbeitung → Posteingangs- und Aufräumregeln. Mit dem Plus-Zeichen können Sie nun neue Regeln erstellen:

Posteingangsregel - Nachrichtenkopfzeile
Wörter oder Ausdrücke angeben
Wörter oder Ausdrücke hinzufügen
In Ordner Junk-E-Mail verschieben
Posteingangsregel aktivieren

Alternativ könne Sie dabei die E-Mails auch löschen statt sie in einen Junk-Ordner zu verschieben.

Die Möglichkeit im Punkt „Wenn die Nachricht eintrifft und:“ nach Kopfzeileneinträge zu filtern scheint in OWA erst auf, wenn Sie weiter unten „weitere Optionen…“ auswählen.

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Wie kann ich nicht erkannten oder falsch gekennzeichneten Spam/Junk melden?

Wenn eine Ihrer E-Mails irrtümlich mit [ SPAM? ] gekennzeichnet wurde, oder wirkliche Spam-E-Mails fälschlicherweise nicht gekennzeichnet wurden, dann gibt es mehrere Möglichkeiten uns das so zu melden, dass wir die Spamfilter trainieren können.

Von uns geprüfter Spam bzw. „Ham“ (also irrtümlich als Spam gekennzeichnete E-Mails) wird beim Hersteller unserer „E-Mail Security Appliance“ eingereicht und dort erneut analysiert.
Wir können leider nicht beeinflussen, ob oder wie schnell das dann in die von uns verwendeten Filter einfließt.

Webmail

Studierende, Alumni und Benutzer von Instituts-E-Mail-Servern können in Webmail diese E-Mail(s) auswählen und sie mit dem entsprechenden Button als Spam (bzw. kein Spam) melden.

Spam

Thunderbird

Sie installieren das Add-on Simple Mail Redirection.
Sie können dann über das Kontext-Menü (rechte Maustaste) E-Mails direkt aus der Liste der E-Mails melden oder über das Kontext-Menü bereits geöffnete E-Mails melden oder auch die entsprechende Schaltfläche installieren:

Umleiten-An: [spam-report@tugraz.at]

Wenn Sie das Add-On starten, tragen Sie dann entweder die Adresse spam-report@tugraz.at oder not-spam-report@tugraz.at (falls es irrtümlich als Spam gekennzeichnet wurde) ein:

Umleiten-An: [spam-report@tugraz.at]

Andere Clients, die Umleiten (Redirect) beherrschen

Wenn Ihr Client „Umleiten/Redirect/Resend“ beherrscht (also nicht „Weiterleiten/Forward“) — z. B. Outlook etc. — dann können Sie die E-Mail auch an die Adresse spam-report (bzw. not-spam-report) umleiten (und bitte nicht weiterleiten, damit können wir nichts anfangen!), die E-Mail kommt dann genau so an, wie sie versandt wurde und damit können wir dann die zentralen Filter trainieren.

In Outlook als IMAP-Client wird das durch „Aktionen“ → „Diese Nachricht erneut senden“ durchgeführt.

Für Outlook/EWS und OWA gibt es die Möglichkeit, ein E-Mail als Anlage an die Adresse spam-report-attachment@tugraz.at (bzw. not-spam-report-attachment@tugraz.at für falsch gekennzeichnete E-Mails) weiterzuleiten, die E-Mail darf dabei aber nicht elektronisch signiert sein.

Apple Mail beherrscht zwar prinzipiell die Funktion „Umleiten“, nicht aber im Zusammenhang mit einem Exchange-EWS-Konto.

Fehlermeldung, wenn Sie Spam melden wollen

Wenn Sie eine Meldung bekommen, dass die E-Mail, die Sie uns als Spam melden möchten, Spam ist, dann bedeutet das, dass die Filter inzwischen schon nachtrainiert wurden und diese E-Mail nun schon richtig als Spam erkannt wird, löschen Sie in diesem Fall einfach die betreffende E-Mail.

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Warum werden wichtige E-Mails in den Junk-Folder verschoben?

E-Mails können server- und/oder clientseitig verschoben werde.
Serverseitig können Sie selbst Filter definieren (s. o.: Inbox sauber halten), clientseitig gibt es Filter, die - wenn sie gut trainiert werden - eine hohe Trefferrate erzielen (z. B. Thunderbird) und Filter, die mit eigenen Regeln auch oft „false positives“ liefern (z. B. Outlook).

Wir raten dazu, die lokalen Filter im jeweiligen E-Mail-Client und die vordefinierten Filter in Exchange abzudrehen, weil hier nicht klar gesagt werden kann, aufgrund welcher Regeln E-Mails als Junk/Spam eingestuft werden:

und stattdessen unsere zentralen (vorgeschalteten) Filter zu trainieren (s. o.: Spam/Junk melden).

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