Spam/Junk in der Inbox

Die E-Mail-Server der TU Graz prüfen jede eingehende Nachricht gewissenhaft. Lesen Sie dazu „Was passiert wenn eine E-Mail an der TU Graz ankommt?“.

Warum bekomme ich als Spam identifizierte E-Mails trotzdem zugestellt ?

Kein System ist perfekt, wir würden ungern Ihre u. U. wichtigen E-Mails einfach löschen (dürfen das auch gar nicht), daher überlassen wir es Ihnen, ob und unter welchen Bedingungen Sie E-Mails löschen oder verschieben (lassen).

Sie können das händisch über Ihren bevorzugten E-Mail-Client machen, viele Clients lernen dabei auch und machen das dann (halb-)automatisch, oder Sie definieren über Webmail bzw. OWA entsprechende Filter. Sie können einfache Filter definieren, die alle als Spam gekennzeichneten E-Mails behandeln (alle E-Mails, die einen Spam-Score von mindestens 3,25 erreichen, werden von uns mit „[ SPAM? ]“ am Beginn der Betreff-Zeile gekennzeichnet).

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Wie kann ich meine Inbox sauber halten?

Fast jedes aktuelle E-Mail-Programm unterstützt die Möglichkeit Filter einzurichten. Per Filter kann genau festgelegt werden, was mit der elektronischen Post geschehen soll, falls sie gewissen Kriterien entspricht. Dies ist auch per Webmail und OWA möglich, und es wird empfohlen die Filter hier einzustellen, da die Regeln zentral angewandt werden und nicht am PC bzw. Notebook doppelt eingerichtet werden müssen.

Per Webmail (Studierende, Alumni) können Sie einen Filter definieren, der alle E-Mails mit einem Spam-Score größer als z. B. 5,0 automatisch löscht oder verschiebt.
Wenn Sie diese E-Mails nur in einen bestimmten Ordner verschieben (und nicht löschen) wollen, gibt es schon einen vordefinierten Filter in der Liste der Filter („Spam“):

Spam-Level [5] Ordner für Spamnachrichten [Papierkorb]

Zum automatischen Löschen können Sie eine Regel definieren, die z. B. so aussieht:

[X-Spam-Score] [Größer als oder gleich] [5,0] Dieses tun: [Nachricht komplett Löschen:]

Exchange kann leider mit numerischen Werten in den Header-Zeilen nicht umgehen, daher wird der Spam-Score zusätzlich auch durch eine entsprechende Anzahl von „#“ dargestellt (für 3.8 mit ###, für 5.2 mit ##### usw.) und Sie können dann E-Mails verwerfen, in denen in den Kopfzeilen „X-TUG-Spam-Level: #######“ vorkommt, für OWA schaut das dann in etwa so aus:

Wenn die Nachricht eintrifft und: [Enthält diese Wörter in der Kopfzeile der Nachricht…] [X-TUG-Spam-Level: #######] Gehen Sie folgendermaßen vor: [Nachricht in Ordner verschieben …] [Junk-E-Mail]

Alternativ könne Sie dabei die E-Mails auch löschen statt sie in einen Junk-Ordner zu verschieben.

Die Möglichkeit im Punkt „Wenn die Nachricht eintrifft und:“ nach Kopfzeileneinträge zu filtern scheint in OWA erst auf, wenn Sie weiter unten „weitere Optionen…“ auswählen.

Wenn Sie sicher sein wollen, daß wirklich nur Spam-E-Mails gelöscht (oder verschoben) werden, dann erhöhen Sie einfach die Anzahl der #. Kontrollieren Sie in älteren Spam-Nachrichten, welcher Wert für Sie individuell paßt! Ab einem Spam-Score von 7 (Spam-Level #######) können Sie sehr sicher sein, daß die betroffenen E-Mails wirklich nur Spam enthalten.

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Nicht erkannten oder falsch gekennzeichneten Spam/Junk melden

Wenn eine Ihrer E-Mails irrtümlich mit [ SPAM? ] gekennzeichnet wurde, oder wirkliche Spam-E-Mails fälschlicherweise nicht gekennzeichnet wurden, dann gibt es mehrere Möglichkeiten uns das so zu melden, daß wir die Spamfilter trainieren können.

Webmail

Studierende, Alumni und Benutzer von Instituts-E-Mail-Servern können in Webmail diese E-Mail(s) auswählen und sie mit dem entsprechenden Button als Spam (bzw. kein Spam) melden.

Spam

Thunderbird

Sie installieren das Add-on Mail Redirect und tragen bei den Einstellungen die Adresse spam-report@tugraz.at ein (bzw. ergänzen Sie dann mit „not-“, falls es irrtümlich als Spam gekennzeichnet wurde.

Umleiten-An: [spam-report@tugraz.at]

Andere Clients, die Umleiten (Redirect) beherrschen

Wenn Ihr Client „Umleiten/Redirect/Resend“ beherrscht (also nicht „Weiterleiten/Forward“) — z. B. Outlook, Apple Mail etc. — dann können Sie die E-Mail auch an die Adresse spam-report (bzw. not-spam-report) umleiten (und bitte nicht weiterleiten, damit können wir nichts anfangen!), die E-Mail kommt dann genau so an, wie sie versandt wurde und damit können wir dann die zentralen Filter trainieren.

In Outlook wird das durch „Aktionen“ → „Diese Nachricht erneut senden“ durchgeführt, funktioniert aber nur, wenn Outlook als IMAP-Client und nicht als EAS-Client konfiguriert ist, da das Umleiten am Exchange-Server deaktiviert ist. Für Outlook/EAS lassen wir uns gerade eine Erweiterung programmieren.

OWA

In OWA gibt es derzeit leider noch keine Möglichkeit uns nicht oder falsch gekennzeichnete Nachrichten richtig zu melden.

Fehlermeldung, wenn Sie Spam melden wollen

Wenn Sie eine Meldung bekommen, daß die E-Mail, die Sie uns als Spam melden möchten, Spam ist, dann bedeutet das, daß die Filter inzwischen schon nachtrainiert wurden und diese E-Mail nun schon richtig als Spam erkannt wird, löschen Sie in de Fall einfach diese E-Mail.

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Warum werden wichtige E-Mails in den Junk-Folder verschoben?

E-Mails können server- und/oder clientseitig verschoben werde.
Serverseitig können Sie selbst Filter definieren (s. o.: Inbox sauber halten), clientseitig gibt es Filter, die - wenn sie gut trainiert werden - eine hohe Trefferrate erzielen (z. B. Thunderbird) und Filter, die mit eigenen Regeln auch oft „false positives“ liefern (z. B. Outlook).

Wenn also E-Mails, die nicht mit „[ SPAM? ]“ gekennzeichnet sind, irrtümlich in Ihrem Junk-Folder landen, dann macht das Ihr E-Mail-Client und (falls Sie keine entsprechenden serverseitigen Filter aktiviert haben) nicht der Server!

Wir raten dazu, die zentralen Filter zu trainieren (s. o.: Spam/Junk melden) und die lokalen Filter abzudrehen!

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