E-Mail-Verwendung

0. Bei Massenaussendungen (also Nachrichten, die viele Benutzer erreichen sollen) ist zu überlegen, ob nicht eine der Newsgroups (z. B. news.tugraz.at/tu-graz.anzeigen.veranstaltungen) und/oder der Announce-Folder auf dem zentralen E-Mail-Server der Studierenden die bessere Möglichkeit darstellen.
   Vorteil: Die Nachricht wird nur ein einziges Mal gespeichert, auf die Newsgruppen haben auch externe Besucher weltweit Zugriff.

   Verteilerlisten in TUGRAZonline sollten, damit sie ihren Zweck - rasche und sichere Information von Angehörigen der TU Graz - erfüllen können, nicht inflationär eingesetzt werden, da die Nachrichten sonst von immer mehr Usern wie Spam behandelt werden. Für Aussendungen an alle Studierenden ist es sogar technisch nicht der optimale Weg.
   Am Beginn der Nachricht (oder auch im Subject) ist anzugeben, an welchen Verteiler (z. B. EDV-Beauftragte, alle Studierende, …) die E-Mail geschickt wird, damit den Empfängern klar ist, warum sie diese Nachricht erhalten (wird von TUGRAZonline-Verteilern automatisch eingefügt).

   Attachments sollten bei Massenaussendungen vermieden werden (sparsamer Umgang mit Ressourcen): Man stellt die Dateien auf einen Web- oder FTP-Server bzw. in die TU Graz cloud und versendet nur den Link dorthin.

   Falls sich die Aussendung an sehr viele externe Adressen wenden soll, bieten wir ein spezielles Service an.

   Für Massenaussendungen (an externe Adressen) gilt außerdem nach dem TKG 2021, dass Direkt-Werbung ohne vorherige Zustimmung nicht erlaubt ist!
   Eine Ausnahme davon besteht, wenn bereits eine Zustimmung vorliegt und/oder ein starker inhaltlicher Zusammenhang zu jenen Produkten oder Dienstleistungen (z. B. inhaltlich ähnliche Veranstaltung) besteht, für die die Kontaktdaten erhoben wurden. Bei wiederkehrenden Massenaussendungen (z. B. Newsletter) empfehlen wir jedenfalls, eine Abmeldemöglichkeit anzubieten (z. B. Abmelde-Button am Ende der E-Mail).

   Inwieweit Einladungen zu Kongressen, Infos über Forschungsergebnisse etc. dem ECG unterliegen, ist ungeklärt, ein Risiko besteht aber und der Strafrahmen ist sehr hoch. Bei E-Mails ohne vorherige Zustimmung sollte zumindest die ECG-Liste abgefragt werden.
   

   Zu beachten ist weiters, dass unsere Mailgates Limits pro SMTP-Connection bzw. pro Zeiteinheit haben, d. h. Massenaussendungen sollten nicht mit dem persönlichen Account sondern mit speziellen Robot-Accounts durchgeführt werden (die Anzahl der Empfänger ist bei persönlichen Accounts stark eingeschränkt).

1. E-Mails sollten - wenn möglich - als reine Textnachrichten („plain text“) versandt werden.
   Vorteil: alle E-Mail-Programme („E-Mail-Clients“) können damit umgehen und die Datenmenge bleibt klein! Außerdem gibt es bei Reintext-Nachrichten kaum Täuschungsmöglichkeiten und Sicherheitslücken.
2. Wenn ein bestimmtes Format unbedingt (?) notwendig ist, dann sollte die Nachricht in HTML (dem Webformat) und reinem Text versandt werden („multipart“: mehrere Formate in einer Nachricht).
   Gute E-Mail-Programme (Anmerkung: Outlook Express und Outlook ohne Exchange werden von uns nicht empfohlen!) machen das in der Einstellung „HTML“ automatisch, reine HTML-Nachrichten werden oft als E-Mail-Müll („Spam“) eingestuft.
   Vorteil: E-Mail-Programme, die mit HTML nichts anfangen können, sehen den reinen Textteil, die Nachricht wird allerdings ca. 3-4x so groß wie eine reine Textnachricht.
3. Falls ein bestimmtes Format zwingend notwendig ist (z. B. für offizielle Aussendungen - Achtung mit gescannten Unterschriften!), dann die Nachricht als HTML- oder pdf-Datei auf einem Web- oder ftp-Server bzw. in der TU Graz cloud ablegen und in der E-Mail nur einen Link dorthin versenden.
   Vorteil: Es entsteht am Web- oder ftp-Server - wenn gewünscht - parallel gleich ein Archiv.
   Für die meisten Betriebssysteme gibt es inzwischen zwar Programme, mit denen man pdf-Dateien betrachten kann („pdf-Reader“), trotzdem ist der Variante HTML der Vorzug zu geben
4. Für große Attachments muss ftp, TU Graz cloud etc. (oder „Bigmail“) verwendet werden - Grund:
   E-Mail-Server nehmen i. Allg. nur E-Mails bis zu einer definierten Größe, die von System zu System variiert, an. Im Falle einer Massenaussendung ist der in Punkt 3 skizzierte Weg zu beschreiten.
   
5. Sollten Sie wirklich Word-Dokumente (bitte verwenden Sie nur das docx- und nicht das lange veraltete doc-Format!) verschicken müssen, so achten Sie bitte darauf, dass Sie die Korrekturen nicht mitsenden - speichern Sie daher das fertige Dokument mit „save as“ - es wird dadurch i. Allg. auch kleiner und der Empfänger kann die vorigen (vielleicht nicht für ihn bestimmten) Versionen nicht mehr rekonstruieren.

   Eine Worddatei, in der eigentlich nur „schwach formtierter“ Text steht, braucht im Schnitt ca. 100x mehr Speicherplatz (und beim Versenden dann natürlich auch Netzressourcen) als die inhaltlich völlig entsprechende Textdatei und braucht, um gelesen werden zu können, ein Programm, das mit docx-Dateien umgehen kann - nicht jeder Empfänger hat aber immer ein solches Programm installiert!

Allgemein:

Wenn Sie E-Mails an viele Empfanger versenden, dann verwenden Sie bitte BCC (blind carbon copy) - Begründung:

1. Es geht i. Allg. niemanden etwas an, wer noch alles in dem Verteiler drinnen steht, eventuell sogar mit E-Mail-Adressen, die nicht allgemein bekannt sein sollen.
2. Wenn der Rechner eines der Empfänger mit Malware verseucht ist, dann haben alle anderen Empfänger mit vermehrtem Spam-Aufkommen oder sogar mit Spear-Phishing zu rechnen - oder noch schlimmer: mit Malware, die vermeintlich von einem bekannten Absender kommt (social engineering).

Bei (regelmäßigen) Aussendungen an sehr viele Empfängern (50+) ist es besser einen Verteiler-Server zu verwenden, auch weil die Anzahl der Empfänger bei Verwendung des persönlichen Accounts eingeschränkt ist (weil über gephishte Accounts immer wieder gespammt wird, was nur durch eine Beschränkung der Anzahl der Empfänger wirkungsvoll unterbunden werden kann).
Der ZID bietet ein solches Service über den Listserver an, dabei sind aber die gesetzlichen Bestimungen (s. o.) für Massenaussendungen unbedingt zu berücksichtigen.

Speziell in TUGRAZonline:
Veranstaltungshinweise sind nicht mit TUGRAZonline-Verteilern zu verschicken sondern sind in den Veranstaltungskalender der TU Graz einzutragen, können zusätzlich in einer dafür extra eingerichteten Newsgruppe angekündigt werden und können (wenn wirklich notwendig) vom Postmaster im allgemein zugänglichen Ordner „announce“ am IMAP-Server abgelegt werden.
Für Stellenanzeigen wurde extra die Newsgroup tu-graz.anzeigen.arbeitsmarkt eingerichtet, TUGRAZonline-Verteiler sind also nicht der richtige Weg für solche Inserate!

Nicht zeitkritische Aussendungen an alle Studierenden sollten generell über den „announce“-Folder im Wege des Postmasters erfolgen!

Zu beachten ist auch der Umgang mit langen Internetadressen (URLs) in E-Mails: diese werden je nach Programm u. U. abgeschnitten und die Links funktionieren dann nicht (z. B. bei Aussendungen von TU4U-Links über TUGRAZonline) - in diesem Fall sollten Sie per go.tugraz.at eine kurze Adresse erzeugen, die dann problemlos versandt werden kann.

Viele Betriebssysteme ermöglichen es „Screenshots“ sofort als Bild abzuspeichern, Sie brauchen dafür also den Bildschirm nicht z. B. mit einem Smartphone (unscharf) abzufotografieren:

• Microsoft Windows 11
• Apple macOS
• Google Android
• Apple iOS

Auch dafür haben sich im Internet über viele Jahre Konventionen entwickelt, an die man sich halten sollte.

Auch ein E-Mail ist i. Allg. eine Form der Kommunikation, die zwischen Menschen statt findet: auch wenn Ihnen der Kommunikationspartner nicht direkt gegenüber steht oder sitzt, sollten Sie daher gewisse Regeln („Internet-Knigge“) beachten.

• Du sollst dich nicht immer gleich aufregen.
• Du sollst berücksichtigen, dass kein Mensch perfekt ist, auch du nicht.
• Du sollst anderen die Möglichkeit geben, Fehler zu machen und daraus zu lernen.
• Immer gleich die Moralkeule zu schwingen ist auch wieder unmoralisch.
• Du sollst keine schnellen Urteile fällen.
• Du sollst deine Mitmenschen nicht überwachen.
• Du sollst deine Mitmenschen nicht ohne Not erziehen.
• Du sollst Dich nicht für jeden Pippikram zuständig fühlen.
• Du sollst Ausrufezeichen immer nur ganz vorsichtig verwenden.
• Du sollst, wenn du unbedingt klauen willst, nicht bei mir klauen.

(Quelle: Harald Martenstein, ZEITmagazin)