E-Mail- und Newsformat

Beim Verfassen elektronischer Nachrichten, sei es E-Mail oder bei Newsgroupbeiträgen sollte man sich an die im Laufe der Zeit entstandenen Konventionen halten. Besonders wichtig ist es richtig zu zitieren, um damit die Übersichtlichkeit der Nachrichten zu gewährleisten.

Weiters finden Sie auf dieser Seite Informationen zu Umlauten, Signaturen und Schrifttypen.


HTML

Es hat sich in den letzten Jahren immer mehr eingebürgert auch in E-Mails HTML zu verwenden, weil man dann den Text „schöner“ gestalten kann. HTML-E-Mails haben aber eine ganze Reihe von Nachteilen:

  1. sie sind größer als reine Text-E-Mails, da ja auch für die Formatierung Daten übertragen werden
  2. sie werden nicht von jedem E-Mail-Programm richtig dargestellt, daher sollte alternativ immer unbedingt auch der reine Text mitgeschickt werden (was die E-Mail natürlich noch größer macht)
  3. da in HTML auch sogenannter „aktiver Inhalt“ (Java, JavaScript, ActiveX, …) eingebunden sein kann, kann damit auch Schadcode übertragen werden, daher ist die Anzeige von HTML-Inhalten auch auf vielen Clients, die an und für sich HTML-fähig sind, unterbunden oder am Server blockiert

Außerdem hat man auch bei reinen Textnachrichten die Möglichkeit, die E-Mails zu gestalten:

  • reine Textnachrichten werden i. Allg. in „monospaced Fonts“ dargestellt, d. h. jedes Zeichen nimmt gleich viel Platz ein
  • Passagen zwischen zwei * werden fett dargestellt
  • Passagen zwischen zwei _ werden unterstrichen
    und
  • Passagen zwischen zwei / werden in Schrägschrift angezeigt

damit lassen sich dann durchaus „schön“ gestaltete E-Mails erzeugen:

                     *Ein formatiertes E-Mail*
Auch mit einfachen Mitteln (ASCII-Text) lassen sich E-Mails ansprechend gestalten:
      * z. B. in Tabellenform (mit einer _monospaced_ Darstellung):

              --------------------------------------
             |  Sonderzeichen  |     Bedeutung      |
              -----------------+--------------------
             |       *         |  Fettdruck         |
             |       /         |  Schraegschrift    |
             |       _         |  Unterstreichung   |
              --------------------------------------
                     Tabelle der Sonderzeichen

      * oder durch /ASCII-Art/
        (siehe das Logo der TU Graz unten)

MfG
F. d. E-Mail-Team
-- 
                                                          __  
Technische Universitaet Graz                        __  _|  |_  ___ 
Zentraler Informatikdienst                         |  ||      |  | | | 
Postmaster                                         |_    _||__|  | |_|_ 
https://email.TUGraz.at/                             |__|        Graz|_|

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Andere Formate (doc, pdf, …)

… sollten noch weniger verwendet werden als HTML, da auch sie eigentlich nur Nachteile haben:

  • Mehr Daten müssen übertragen werden
  • Die Virenfilter haben mehr zu tun
  • Es wird i. Allg. nicht mehr Information übertragen
  • Es wird ein eigener Reader benötigt um die Information darstellen zu können

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Umlaute und andere Sonderzeichen

Moderne E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit in E-Mails (und Postings im Usenet) diverse Sonderzeichen (wie z. B. deutsche Umlaute) zu verwenden.
Da E-Mail zu einer Zeit entstanden ist, in der praktisch nur ein einziger Zeichensatz verwendet wurde (US-ASCII) und dieser mit 7 Bit kodiert werden konnte, ist E-Mail bis heute noch immer stark in dieser 7-Bit-Welt verankert.

Andere Zeichensätze (z. B. ISO-8859-1) werden aber mit mindestens 8 Bit kodiert und wenn Sie nun Zeichen verwenden, die über die ersten 128 hinausgehen (diese stimmen i. Allg. mit US-ASCII überein), kann es zu Problemen kommen, die von mehreren Faktoren abhängen, auf die Sie als Absender keinen Einfluß haben (Sie wissen nicht, ob jeder Knoten am Weg vom Absender zum Adressaten 8 Bit beherrscht oder u. U. das führende Bit einfach abschneidet; Sie wissen auch nicht, ob der Client, den der Adressat verwenden wird, einen 8-Bit-Zeichensatz beherrscht).

Die einzige ziemlich sicher funktionierende Möglichkeit ist in der 7-Bit-Welt zu bleiben - dafür gibt es 3 Methoden:

  1. „quoted-printable MIME“:
    Sonderzeichen werden durch spezielle 7-Bit-Zeichenfolgen kodiert, ein ü wird dann z. B. im Zeichensatz ISO-8859-1 als =FC verschickt
  2. HTML:
    Ein ü wird dann als ü verschickt und von E-Mail-Programmen, die HTML verstehen, als ü dargestellt.
  3. 7-Bit-ASCII:
    statt ü schreiben Sie z. B. ue (allgemein verwendet) oder auch "u (TeX-Style)

Auch die beiden ersten vorgeschlagenen Möglichkeiten haben ihre Einschränkungen:

  • So unterstützt z. B. nicht jedes Programm MIME oder HTML
  • Der eingestellte Zeichensatz existiert u. U. beim Empfänger nicht
  • Die Einstellungen wirken normalerweise auch nicht auf den Header - z. B. Realname, Betreff - sondern nur auf den Body.

Somit verbleibt als einzig „sicherer“ Weg (neben dem Versenden von Texten in Bildern) nur die Verwendung von (US-)ASCII - gute E-Mail Clients versenden daher HTML-Nachrichten zusätzlich auch automatisch in ASCII - das vergrößert allerdings die übertragene Datenmenge.

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Signatur

Die Verwendung einer „Signatur“ gehört zur Netiquette, sie sollte zumindest die Kontaktdaten des Absenders (also z. B. vollständiger Name, Telefonnummer und Post-Adresse) enthalten.

Signaturen werden mit „-- “ und nicht nur mit „--“ oder sonst irgendwie (oder gar nicht) abtrennt, dann kann ein (guter) E-Mail-Client das erkennen und läßt es dann bei einem Reply (richtig mit Re: und nicht mit AW: (s. u.) gekennzeichnet) automatisch weg - Achtung:
Unterhalb von „-- “ sollte genau deshalb nur mehr die Signatur stehen!

Signaturen in News-Postings sollten maximal 4 Zeilen lang sein.

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Schrifttyp

Um die schönen (?) ASCII-Zeichnungen z. B. in den Signaturen (s. o.) diverser Autoren zu sehen bzw. um die Zeilenlänge (max. ca. 70 Zeichen/Zeile) besser abschätzen zu können (damit kein „Kammquoting“ entsteht), sollten Sie immer einen Zeichensatz mit fixer Breite (z. B. Courier) einstellen:

-- 
__
O.Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Dr. Vorname Nachname, MSc MBA __ _| |_
Institut / Technische Universitaet Graz | || |
Tel: +43 (0) 316 873 / 1234 Fax: 5678 |_ _||__|
http://www.inst.TUGraz.at/ |__|

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Antworten (Reply) — Re: oder AW: bzw. Antw:?

Ein E-Mail-Programm sollte das Subject der E-Mail nicht unlesbar machen oder stark verändern, daher wird bei guten E-Mail-Programmen auch bei mehrmaligem Antworten nur ein einziges Re: (steht ursprünglich nicht für „Reply“ sondern wahrscheinlich für „Response“) vor das Subject geschrieben.
Outlook (Express) verwendet aber in der deutschen Version stattdessen ein gut gemeintes aber leider falsches AW: und damit kommt es dann zu Betreffzeilen in der Art
Re: AW: AW: Re: AW: AW: AW: Re: Was auch immer.
Sie können (und sollten!) daher auch diesen „E-Mail-Programmen“ beibringen, statt AW: besser Re: zu verwenden (Outlook Express, Outlook).
Auch Novells GroupWise verwendet in der deutschen Version leider nicht Re: sondern Antw: - hier muß die Client-Sprache via Startparameter auf Englisch gestellt werden.

Thunderbird - der es eigentlich richtig macht - kann so konfiguriert werden, daß er auch mit AW richtig umgehen kann.

Und wenn wir schon beim Antworten sind: auch das richtige Zitieren ist nicht schwer, wird aber trotzdem oft falsch gemacht, s. u.!

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Richtiges Zitieren in Antworten

Das Antworten über dem vollen Zitat (im Internet-Jargon „top posting“, „Jeopardy-style quoting“ oder auch „TOFU“ genannt) sollten Sie Ihrem E-Mail-Programm gleich abgewöhnen: das ist eine Unsitte, die Sie als Anfänger kennzeichnet und die das Lesen z. T. erschwert:
Das übertragene Datenvolumen wird mit jeder Antwort größer, die Lesbarkeit nimmt extrem ab - Artikel werden i. Allg. von oben nach unten gelesen, hier ist aber die zeitliche Abfolge genau anders herum: neuere Texte stehen über älteren Texten, Antworten nicht bei den Fragen, sondern irgendwo weiter oben im Text. Der einzige Vorteil (die gesamte Korrespodenz ist auch in der letzten Mail nachlesbar) sollte in modernen E-Mail-Programmen, die Mailthreads beherrschen (zusammengehörende Mails werden zusammenhängend dargestellt), ebenfalls wegfallen, den gesamten E-Mail-Verkehr kann ich per Foldersharing anderen Usern zugänglich machen.

Der zitierte Text sollte durch ein Größer-Zeichen („>“) gekennzeichnet werden, das ist sowohl in technischen (RFC 1849 Son-of-RFC 1036, RFC 3676, …) als auch in sozialen Regeln (Netiquette) so definiert.

Benutzer von Outlook sollten unbedingt die Software QuoteFix verwenden.

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Multiple Satzzeichen

Die mehrfache Verwendung von Satzzeichen (!!!) machen einen Artikel auch nicht gerade besser lesbar, ganz im Gegenteil!

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