E-Mail- und Newsformat

Es hat sich in den letzten Jahren immer mehr eingebürgert auch in E-Mails HTML zu verwenden, weil man dann den Text „schöner“ gestalten kann. HTML-E-Mails haben aber eine ganze Reihe von Nachteilen:

1. Sie sind größer als reine Text-E-Mails, da ja auch für die Formatierung Daten übertragen werden.
2. Sie werden nicht von jedem E-Mail-Programm richtig dargestellt, daher sollte alternativ immer unbedingt auch der reine Text mitgeschickt werden (was die E-Mail natürlich noch größer macht).
3. Da in HTML auch sogenannter „aktiver Inhalt“ (Java, JavaScript, ActiveX, …) eingebunden sein kann, kann damit auch Schadcode übertragen werden, daher ist die Anzeige von HTML-Inhalten auch auf vielen Clients, die an und für sich HTML-fähig sind, unterbunden oder am Server blockiert.
4. Links im Text sind nur dann anklickbar, wenn sie auch wirklich als Links (also mit Link-Adresse und Link-Text) abgespeichert werden, in reinen Text-E-Mails erkennen alle guten E-Mail-Programme aber Links entweder am www. oder http:// bzw. https:// am Beginn.
5. Inline-Bilder in HTML-E-Mails werden beim Darstellen oder Weitersenden als Plain-Text-E-Mail nicht angezeigt/mitgeschickt, die muss man dann extra speichern und als Anhang versenden, daher sollte man, wenn man HTML-E-Mails mit inline-Bildern versendet, diese immer auch als Anhang versenden, damit das richtig ankommt, was dann die E-Mails natürlich richtig groß macht.

Außerdem hat man auch bei reinen Textnachrichten die Möglichkeit, die E-Mails mit Markdown-Formaten zu gestalten, das wird allerdings nicht von allen E-Mail-Programmen richtig interpretiert, es wissen aber auch viele User selbst, dass * für Fettdruck steht und / für Schrägschrift.

… sollten noch weniger verwendet werden als HTML, da auch sie eigentlich nur Nachteile haben:

• Mehr Daten müssen übertragen werden
• Die Virenfilter haben mehr zu tun
• Es wird i. Allg. nicht mehr Information übertragen
• Es wird ein eigener Reader (der für Angriffe ausnutzbare Schwachstellen aufweisen kann) benötigt um die Information darstellen zu können

Moderne E-Mail-Programme bieten die Möglichkeit in E-Mails (und Postings im Usenet) diverse Sonderzeichen (wie z. B. deutsche Umlaute) zu verwenden.
Da E-Mail zu einer Zeit entstanden ist, in der praktisch nur ein einziger Zeichensatz verwendet wurde (US-ASCII) und dieser mit 7 Bit kodiert werden konnte, ist E-Mail bis heute noch immer stark in dieser 7-Bit-Welt verankert.

Andere Zeichensätze (z. B. ISO-8859-1) werden aber mit mindestens 8 Bit kodiert und wenn Sie nun Zeichen verwenden, die über die ersten 128 hinausgehen (diese stimmen i. Allg. mit US-ASCII überein), kann es zu Problemen kommen, die von mehreren Faktoren abhängen, auf die Sie als Absender keinen Einfluss haben (Sie wissen nicht, ob jeder Knoten am Weg vom Absender zum Adressaten 8 Bit beherrscht oder u. U. das führende Bit einfach abschneidet; Sie wissen auch nicht, ob der Client, den der Adressat verwenden wird, einen 8-Bit-Zeichensatz beherrscht).

Die einzige ziemlich sicher funktionierende Möglichkeit ist in der 7-Bit-Welt zu bleiben - dafür gibt es 3 Methoden:

1. „quoted-printable MIME“:
   Sonderzeichen werden durch spezielle 7-Bit-Zeichenfolgen kodiert, ein ü wird dann z. B. im Zeichensatz ISO-8859-1 als =FC verschickt
2. HTML:
   Ein ü wird dann als ü verschickt und von E-Mail-Programmen, die HTML verstehen, als ü dargestellt. (Bedenken zu HTML s. o.)
3. 7-Bit-ASCII:
   statt ü schreiben Sie z. B. ue (allgemein verwendet) oder auch "u (TeX-Style)

Auch die beiden ersten vorgeschlagenen Möglichkeiten haben ihre Einschränkungen:

• So unterstützt z. B. nicht jedes Programm MIME oder HTML
• Der eingestellte Zeichensatz existiert u. U. beim Empfänger nicht
• Die Einstellungen wirken normalerweise auch nicht auf den Header - z. B. Realname, Betreff - sondern nur auf den Body.

Somit verbleibt als einzig „sicherer“ Weg (neben dem Versenden von Texten in Bildern) nur die Verwendung von (US-)ASCII - gute E-Mail Clients versenden daher HTML-Nachrichten zusätzlich auch automatisch in ASCII - das vergrößert allerdings die übertragene Datenmenge.

In Outlook werden Zeichenketten wie :-) nicht nur in der Darstellung durch Zeichen aus dem Wingding-Zeichensatz ersetzt, sondern auch so verschickt: diese Zeichen erscheinen dann nur in Outlook richtig (☺), in anderen Programmen ist dieser Zeichensatz i. Allg. nicht verfügbar, dort erscheint dann z. B. statt des lachenden Smileys ein „J“ - es gibt aber mehrere Möglichkeiten um das zu verhindern.

Die Verwendung einer E-Mail-„Signatur“ gehört zur Netiquette, sie sollte zumindest die Kontaktdaten des Absenders (also z. B. vollständiger Name, Telefonnummer und Post-Adresse) enthalten, beachten Sie dazu bitte auch den Corporate Wording-Leitfaden der TU Graz.

Signaturen werden korrekt mit „-- “ (also BindestrichBindestrichLeerzeichen) und nicht nur mit „--“ oder sonst irgendwie (oder gar nicht) abtrennt, dann kann ein (guter) E-Mail-Client das erkennen und lässt es dann bei einem Reply (richtig mit Re: und nicht mit AW: gekennzeichnet) automatisch weg - unterhalb von „-- “ sollte genau deshalb nur mehr die Signatur stehen! (Achtung bei TOFU!)

Signaturen in News-Postings sollten maximal 4 Zeilen lang sein.

Unter einer digitalen Signatur versteht man dagegen eine kryptografische Methode, die Herkunft, Echtheit und Unverädertheit der signierten Nachricht sicher zu stellen.

Um die schönen (?) ASCII-Zeichnungen z. B. in den Signaturen (s. o.) diverser Autoren zu sehen bzw. um die Zeilenlänge (max. ca. 70 Zeichen/Zeile) besser abschätzen zu können (damit kein „Kammquoting“ entsteht) oder um z. B. Tabellen darstellen zu können, sollten Sie für Reintext-Nachrichten immer eine nichtproportionale Schriftart (z. B. Courier) einstellen.

Ein E-Mail-Programm sollte das Subject der E-Mail nicht unlesbar machen oder stark verändern, daher wird bei guten E-Mail-Programmen auch bei mehrmaligem Antworten nur ein einziges Re: (steht ursprünglich nicht für „Reply“ sondern wahrscheinlich für „Response“) vor das Subject geschrieben.
Outlook (Express) verwendet aber in der deutschen Version stattdessen ein gut gemeintes aber leider falsches AW: und damit kommt es dann zu Betreffzeilen in der Art
Re: AW: AW: Re: AW: AW: AW: Re: Was auch immer.
Sie können (und sollten!) daher auch diesen „E-Mail-Programmen“ beibringen, statt AW: besser Re: zu verwenden (Outlook Express, Outlook).
Auch Novells GroupWise verwendet in der deutschen Version leider nicht Re: sondern Antw: - hier muss die Client-Sprache via Startparameter auf Englisch gestellt werden.

Thunderbird - der es eigentlich richtig macht - kann so konfiguriert werden, dass er auch mit AW richtig umgehen kann.

Und wenn wir schon beim Antworten sind - auch das richtige Zitieren ist nicht schwer, wird aber trotzdem oft falsch gemacht:

Das Antworten über dem vollen Zitat (im Internet-Jargon „top posting“, „Jeopardy-style quoting“ oder auch „TOFU“ genannt) sollten Sie Ihrem E-Mail-Programm gleich abgewöhnen: das ist eine Unsitte, die Sie als Anfänger kennzeichnet und die das Lesen z. T. erschwert:
Das übertragene Datenvolumen wird mit jeder Antwort größer, die Lesbarkeit nimmt extrem ab - Artikel werden i. Allg. von oben nach unten gelesen, hier ist aber die zeitliche Abfolge genau anders herum: neuere Texte stehen über älteren Texten, Antworten nicht bei den Fragen, sondern irgendwo weiter oben im Text. Der einzige Vorteil (die gesamte Korrespodenz ist auch in der letzten Mail nachlesbar) sollte in modernen E-Mail-Programmen, die Mailthreads beherrschen (zusammengehörende Mails werden zusammenhängend dargestellt), ebenfalls wegfallen, den gesamten E-Mail-Verkehr kann ich per Foldersharing anderen Usern zugänglich machen.

Der zitierte Text sollte durch ein Größer-Zeichen („>“) gekennzeichnet werden, das ist sowohl in technischen (RFC 1849 Son-of-RFC 1036, RFC 3676, …) als auch in sozialen Regeln (Netiquette) so definiert.

Benutzer von Outlook sollten unbedingt die Software QuoteFix verwenden.

Die mehrfache Verwendung von Satzzeichen (!!!) machen eine Nachricht auch nicht gerade besser lesbar, ganz im Gegenteil!