Was passiert (mit meinen E-Mails), wenn ich die TU Graz verlasse?

Auf Servern der OE

Für Organisationseinheiten mit „eigenen“ (E-Mail-)Servern gelten laut Rektoratsbeschluß 036/2014 die analogen Regelungen wie für die (E-Mail-)Server des ZID: E-Mail-Adressen sind mit dem Tag des Ausscheidens zu deaktivieren, auf realen Servern kann - falls notwendig - in der SMTP-Fehlermeldung (s. u. „Bedienstete“) 24 Monate lang auf eine neue Adresse hingewiesen werden.

Auf Servern des ZID

Auf den zentralen Servern gilt, daß die (E-Mail-)Accounts mit TUGRAZonline-Accounts gekoppelt sind, d. h. so lange der TUGRAZonline-Account gültig ist, genau so lange ist i. Allg. auch der (E-Mail-)Account (inklusive Weiterleitungen, automatischer Antworten etc.) aufrecht, der TUGRAZonline-Account ist mit dem Tag des Ausscheidens zu deaktivieren.

Nach Deaktivierung des TUGRAZonline-Accounts bleiben die Daten (z. B. E-Mails) noch eine gewisse Zeit gespeichert (falls es z. B. zu irrtümlichen Löschungen von Accounts in TUGRAZonline gekommen ist), danach werden die Daten von den Festplatten gelöscht, die E-Mail-Filter (Weiterleitungen, Autoreply, …) werden aber bereits mit Deaktivierung des TUGRAZonline-Accounts unwirksam.

Bitte beachten Sie, daß Sie in allen Systemen, in denen Sie Ihre TU-E-Mail-Adresse entweder als Usernamen oder als Kontaktadresse z. B. für das Zurücksetzen des Kennworts hinterlegt haben, eine neue Adresse hinterlegen sollten!
Im E-Mail-System der TU Graz sollten Sie früh genug eine automatische Antwort einrichten, die über die neue Adresse informiert. Diese automatische Antwort wird mit Ende des Accounts ebenfalls deaktiviert!

Bedienstete

Bedienstete haben die Möglichkeit über das Webinterface „SMTP-Error“ eine neue Adresse bekannt zu geben, die ab Aktivierung 24 Monate lang in der Fehlermitteilung (NDN, DSN, NDR) an den zustellenden Server übermittelt wird (Achtung: Dieses Webinterface ist nur aufrufbar, wenn Sie noch einen gültigen Bediensteten-Account in TUGRAZonline haben!):

   551 5.1.6 User has moved! Please try the following address …

Ob (und wie) der zustellende Server das dann an den Absender zurück gibt, können wir nicht beeinflussen, innerhalb der TU Graz bekommt der Absender eine E-Mail, die folgendermaßen aussieht:

In (schriftlich zu begründenden) Ausnahmefällen kann die Sonderfunktion „Tätigkeit ohne Arbeitsverhältnis zur TU Graz“ zugeteilt werden, die dann accountverlängernd wirkt. Da das rechtliche Probleme (z. B. Lizenzrechte) nach sich ziehen kann, ist das wirklich nur in Ausnahmefällen zulässig, die Leitung der OE, die die Funktion vergibt, haftet und muß die Vergabe schriftlich begründen und diese Begründung für dien Revision im Sekretariat bereit halten.

Auch Bedienstete können dem Alumni-Verein beitreten und damit eine neue E-Mail-Adresse der TU Graz bekommen!

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Studierende

Für Studierende sind i. Allg. 2 Termine wichtig: der 17. Dezember und der 17. Mai - das ist ca. 2 Wochen nach Ende der Nachinskriptionszeit: wenn bis dahin keine Bestätigung über die Fortsetzung des Studiums eingelangt ist, wird das Studierenden-Profil im TUGRAZonline-Account gesperrt und die E-Mail-Adresse gelöscht - die Daten in der Mailbox aber nur, falls Sie auch dem alumni-Verein nicht (mehr) angehören.

Wenn es zu einer Abmeldung (z. B. durch Studienabschluß) kommt und es existiert kein 2. aktives Studium, dann gelten die oben genannten Termine bereits für das aktuelle Semester (also auch, wenn man im aktuellen Semester aktiv weitergemeldet ist).
Beispiel: Sie haben das Somersemester inskribiert, beenden dann das Studium erfolgreich im April, dann wird Ihr Account am 17. Mai geschlossen, wenn Sie kein weiteres Studium inskribiert haben.

Wenn Sie Ihr Studium erfolgreich beenden und somit im ersten Jahr gratis Mitglied im alumni-Verein werden können, haben Sie bei Aktivierung einer alumni-Adresse auch weiterhin Zugriff auf Ihre Studierenden-E-Mails, da diese in der selben Inbox gespeichert sind wie die alumni-E-Mails.

Da sich die E-Mail-Adresse aber auf jeden Fall ändert, sollten Sie früh genug eine automatische Antwort einrichten, die über die zukünftige neue Adresse informiert.

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Absolventen

Absolventen bekommen wenn sie dem Absolventenverein „alumniTUGraz 1887“ beitreten (im ersten Jahr nach erfolgreichem Studienende ist die Mitgliedschaft im Verein kostenlos) eine E-Mail-Adresse in der Domain alumni.tugraz.at.

Diese Adresse ist danach so lange gültig, so lange man Mitglied im alumni-Verein ist und zeigt auf die selbe Inbox am Server sbox.tugraz.at wie die Studierenden-E-Mail-Adresse, d. h. Sie haben vollen Zugriff auf die Studierenden-E-Mails, die Studierenden-E-Mail-Adresse funktioniert aber nur dann, wenn ein weiteres Studium (z. B. Doktorat) betrieben wird.

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Gruppenpostfächer und Verteilergruppen

Diese Adressen bestehen so lange, bis sie auf Antrag des TUGRAZonline- oder EDV-Beauftragten durch den ZID wieder gelöscht werden.

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