Für manche Anforderungen, wie z. B. Tagungsorganisation, Sekretariat, spezielle Aufgaben, … ist es möglich, eigene nicht-personenbezogene E-Mail-Adressen einzurichten (Beispiel: kongress2014@tugraz.at, office.institut@tugraz.at, webmaster.institut@tugraz.at oder alle.institut@tugraz.at).
Für größere Gruppen (mit externen Adressen) eignet sich vermutlich eine Mailingliste z. B. in der Art tagung2014@mlist.tugraz.at am besten!
Am Exchange-Server wird Ihnen entweder ein Gruppenpostfach oder eine Verteilergruppe eingerichtet, Zugriff haben nur Accounts, die in Active Directory erfasst sind (d. h. Bedienstete der TU Graz).
Wenn Kontaktgruppen (üblicherweise im lokalen E-Mail-Client eingetragen) mit anderen geteilt werden sollen, dann kann dafür ein Gruppenpostfach eingerichtet werden, in solchen Kontaktgruppen können natürlich auch externe Adressen eingetragen werden („Kundendienst Firma xyz“ etc.)
Auch für dynamische Gruppen in TUGRAZonline – z. B. alle Mitarbeiter eines Instituts, d. h. alle Personen mit Dienst- oder Rechtsverhältnis bzw. „Weitere Personen“ – kann eine E-Mail-Adresse (Verteilergruppe oder Gruppenpostfach) eingerichtet werden. In diesem Fall erhalten dann neue Mitarbeiter des Instituts automatisch Zugriff bzw. kommen sie automatisch die E-Mails weiter geleitet.
Eine Verteilergruppe entspricht weitgehend einer Alias-Liste (eine Weiterleitung auf eine oder mehrere Adressen), wobei Mitglieder einer Verteilerliste nur Bedienstete sein können. E-Mails an die Verteilergruppen werden an alle Mitglieder der Verteilergruppen zugestellt. Jede Verteilergruppe erhält eine E-Mail-Adresse mit der Endung „@tugraz.at“ und ist uneingeschränkt erreichbar.
Mit EAS/EWS kann man (im Gegensatz zu IMAP) diese Adresse nicht als Absendeadresse verwenden!
Ein weiterer Nachteil ist (wie bei Alias-Listen), dass Änderungen nur vom
ZID durchgeführt werden können.
Ein Gruppenpostfach dient dazu, dass mehrere Mitarbeiter:innen auf ein gemeinsames Postfach (z. B. office.institut@tugraz.at — jedes Gruppenpostfach erhält eine E-Mail-Adresse mit der Endung „@tugraz.at“) zugreifen und in dessen Namen E-Mails versenden können. Es ermöglicht Arbeitsgruppen und Projektteams gemeinsam einen Kalender, Aufgabenlisten oder Kontakte zu nutzen und diese abhängig von Berechtigungen zu bearbeiten.
Externe Personen können keinen Zugriff auf die Mailbox bekommen und können keine E-Mails mit der Adresse des Gruppenpostfachs versenden. Wenn sie Zugriff auf die E-Mails brauchen, muss eine Weiterleitung eingerichtet werden.
Weiterleitungen können aber - ähnlich wie bei den Verteilergruppen - auch an andere erlaubte Adressen eingerichtet werden, aber mit dem Vorteil, dass die berechtigten Personen das auch ohne den ZID durchführen können.
Mit den folgenden Formularen könen Sie eine „Avatar-Adresse“ beantragen oder auch modifizieren.
