Für Organisationseinheiten mit „eigenen“ (E-Mail-)Servern gelten laut Rektoratsbeschluss 036/2014 die analogen Regelungen wie für die (E-Mail-)Server des ZID: Accounts sind mit dem Tag des Ausscheidens zu deaktivieren, für E-Mail-Adressen kann - falls gewünscht - per „Mail Routing“ in TUGRAZonline eine Umleitung auf eine Alumni-E-Mail-Adresse der TU Graz eingerichtet werden.
Auf den zentralen Servern gilt, dass die (E-Mail-)Accounts mit TU Graz-Accounts gekoppelt sind, d. h. so lange der TU Graz-Account gültig ist, genau so lange ist i. Allg. auch der (E-Mail-)Account (inklusive Weiterleitungen, automatischer Antworten etc.) aufrecht, der TU Graz-Account wird mit dem Tag des Ausscheidens deaktiviert.
Nach Deaktivierung des TU Graz-Accounts bleiben die Daten (z. B. E-Mails) noch eine kurze Zeit gespeichert (falls es z. B. zu irrtümlichen Löschungen von Accounts in TUGRAZonline gekommen ist), danach werden die Daten von den Festplatten gelöscht, die E-Mail-Filter (Weiterleitungen, Autoreply, …) werden aber bereits mit Deaktivierung des TU Graz-Accounts unwirksam.
Die E-Mail-Adresse bleibt dann aber 3 Jahre für neue User gesperrt.
Bitte beachten Sie, dass Sie in allen Systemen, in denen Sie Ihre
TU-E-Mail-Adresse entweder als Usernamen oder als Kontaktadresse z. B.
für das Zurücksetzen des Kennworts hinterlegt haben, eine neue
Adresse hinterlegen sollten!
Im E-Mail-System der TU Graz sollten Sie früh genug eine
automatische Antwort einrichten, die über die neue Adresse informiert.
Diese automatische Antwort wird mit Ende des Accounts ebenfalls deaktiviert!
Angestellte, Lehrende, Forschungsstipendiat:innen, Personen im Wissenschaftlichen Dienst, Universitätsassistent:innen und Vertragsbedienstete der TU Graz
können im Zuge des Accountbeendigungsverfahrens (ABV) Ihre E-Mail-Adresse
im Format @tugraz.at auf Ihre E-Mail-Adresse im Format
@alumni.tugraz.at über die Applikation
Achtung:
Sollte der Account nur über die
„Tätigkeit ohne Arbeitsverhältnis“ oder
„Lehre ohne Arbeitsverhältnis“
aufrecht erhalten werden, steht die
„lebenslange E-Mail-Adresse“ nicht automatisch zur Verfügung.
Sie kann aber nach dem Anlegen einer Alumni-Mailbox mit noch bestehendem
Bediensteten-Account beantragt werden.
Durch die Umleitung landen dann alle neuen E-Mails nicht am Exchange-Server der Bediensteten, sondern am IMAP-Server der Studierenden und Alumni, es gelten somit die Zugangsdaten für Alumni.
Die Umleitung (und damit die ehemalige Bediensteten-E-Mail-Adresse) bleibt so
lange gültig, wie man zahlendes Mitglied im Alumni-Verein ist.
Will man diese E-Mails später nicht mehr erhalten (aber trotzdem die
Alumni-Adresse weiter verwenden), kann man die Umleitung über die
TUGRAZonline-Visitenkarte im Alumni-Profil löschen:
Für Studierende sind i. Allg. 2 Termine wichtig: der 17. Dezember und der 17. Mai - das ist ca. 2 Wochen nach Ende der Nachinskriptionszeit: wenn bis dahin keine Bestätigung über die Fortsetzung des Studiums eingelangt ist, wird das Studierenden-Profil im TU Graz-Account gesperrt und die E-Mail-Adresse gelöscht - die Daten in der Mailbox aber nur, falls Sie auch dem alumni-Verein nicht (mehr) angehören.
Wenn es zu einer Abmeldung (z. B. durch Studienabschluss) kommt
und es existiert kein 2. aktives Studium, dann gelten die oben genannten Termine
bereits für das aktuelle Semester (also auch, wenn man im aktuellen Semester aktiv weitergemeldet ist).
Beispiel: Sie haben das Somersemester inskribiert, beenden dann das Studium
erfolgreich im April, dann wird Ihr Account am 17. Mai geschlossen, wenn Sie
kein weiteres Studium inskribiert haben.
Wenn Sie Ihr Studium erfolgreich beenden und somit im ersten Jahr gratis Mitglied im alumni-Verein werden können, haben Sie bei Aktivierung einer alumni-Adresse auch weiterhin Zugriff auf Ihre Studierenden-E-Mails, da diese in derselben Inbox gespeichert sind wie die alumni-E-Mails, die Studierenden-E-Mail-Adresse funktioniert aber nicht mehr!
Da sich die E-Mail-Adresse aber (wenn Sie kein weiteres Studium betreiben) auf jeden Fall ändert, sollten Sie früh genug eine automatische Antwort einrichten, die über die zukünftige neue Adresse informiert.
Und beachten Sie, dass Sie bei externen Systemen (andere E-Mail-Provider, Social-Media-Accounts etc.) überprüfen, ob Sie Ihre @student.tugraz.at- oder Ihre @sbox.tugraz.at-Adresse als Wiederherstellungsadresse angegeben haben - das sollten Sie ändern, weil es diese Adresse ja nicht mehr lange geben wird.
Absolventen und Mitarbeiter:innen der TU Graz bekommen - wenn sie dem Absolventenverein „alumniTUGraz 1887“ beitreten (im ersten Jahr nach erfolgreichem Studienende ist die Mitgliedschaft im Verein kostenlos) - eine E-Mail-Adresse in der Domain alumni.tugraz.at.
Diese Adresse ist danach so lange gültig, so lange man (zahlendes) Mitglied im alumni-Verein ist und zeigt auf dieselbe Inbox am Server sbox.tugraz.at, wie eine eventuell vorhandene Studierenden-E-Mail-Adresse, d. h. Sie haben vollen Zugriff auf die Studierenden-E-Mails, die Studierenden-E-Mail-Adresse funktioniert aber nur dann weiter, wenn ein weiteres Studium (z. B. Doktorat) betrieben wird.
Gruppenpostfächer und Verteilergruppen
Diese Adressen bestehen so lange, bis sie auf Antrag des TUGRAZonline- oder EDV-Beauftragten durch den ZID wieder gelöscht werden.
