Der archive-Folder des IMAP-Servers für Studierende und Alumni

Die E-Mails eines Benutzers liegen am IMAP-Server auf zwei verschiedenen Filesystemen:
  1. Posteingang (INBOX)
    Hierher werden (falls nicht spezielle Filter gesetzt sind) eingegangene E-Mails zugestellt, solange auf diesem Filesystem für diesen Benutzer noch Platz vorhanden ist (Speicherplatz also regelmäßig - spätestens bei der 90%-Warnung - frei machen).
    Dieser Plattenplatz ist sehr teuer, daher ist eine Erweiterung nur sehr schwer finanzierbar. Zudem werden die Zugriffe auf eine derart volle Mailbox langsamer!
  2. archive
    Dieses Filesystem ist ein erweiterter Speicherplatz, der allen Benutzern zur Verfügung steht. Der zugehörende Ordner wird beim Erstellen des Accounts im TUGRAZonline automatisch eingerichtet.
    Man kann diesen Ordner sowohl zum Archivieren älterer E-Mails verwenden (z. B. mit Thunderbird) oder auch als erweiterten Posteingang, indem man auch neuere E-Mails (z. B. automatisch per Filter über Webmail) in diesen Ordner (bzw. in Unterordner) verschieben lässt.

So sieht die Struktur im Ordnerbaum aus

Die Ordnerstruktur wird in E-Mail-Clients wie z. B. Thunderbird im Prinzip wie folgt dargestellt:

Thunderbird: Ordnerbaum

Beispielhaft ist links in der Grafik der Posteingang mit den Standard-Ordnern und einigen selbstdefinierten Ordnern gezeigt, der announce- und der archive-Ordner.

Die Darstellung in Webmail weicht davon etwas ab, dort erscheinen Unterordner des Posteingangs auf der gleichen Ebene:

Webmail: Ordnerbaum

Teilweise wird der Ordner auch als archive.ihr_username angezeigt.

Wie arbeite ich mit den beiden Filesystemen?

Wenn der Speicherplatz des Posteingangs voll ist, werden neu einlangende Nachrichten abgewiesen. Um dies zu verhindern, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  1. Löschen von nicht mehr benötigten E-Mails.
    Das ist natürlich der zu bevorzugende Weg - E-Mails, die man nicht mehr benötigt, sollten tatsächlich gelöscht werden.
  2. Verschieben von E-Mails auf „lokale“ Platten (dies können natürlich auch Netzwerklaufwerke sein).
    Das entlastet zwar den E-Mail-Server, die E-Mails sind dann aber nur auf den Rechnern zugänglich, die einen Zugriff auf die „lokale“ (Netzwerk-)Platte haben.
  3. Verschieben von E-Mails in den archive-Folder.
  • Das kann händisch (z. B. per drag & drop) erfolgen oder durch server- oder clientseitige Filter geschehen.
  • In Thunderbird gibt es die Funktion „Diese Nachricht archivieren“. In der Defaulteinstellung wird dabei ein Ordner Archives (in der deutschen Version als Archiv dargestellt) im Posteingang angelegt und die E-Mails in Unterordner mit der Jahreszahl der zu archivierenden Nachricht kopiert (diese Ordner müssen dann im Client u. U. erst abonniert werden, damit man darauf zugreifen kann).
    In den Kontoeinstellungen jedes Kontos kann man aber im Bereich „Kopien & Ordner“ festlegen, wo dieser Ordner Archiv angelegt werden soll - statt „Ordner Archiv in [Kontoname]“ wählt man dann z. B. „Anderer Ordner - [Kontoname] - archive - [Username] - Archiv“.
    Mit dem Thunderbird-Add-on Message Archive Options kann man dann definieren, wie die Unterordnerstruktur aussehen soll, neuere Versionen sollten die Struktur des Posteingangs automatisch ins Archiv übernehmen können.

Nicht vergessen: auch diesen Bereich sollten Sie dann regelmäßig sichern!

Worauf haben Benutzer von Apple-Mail zu achten?

Benutzer von Apple Mail müssen in den Einstellungen den IMAP-Pfad-Präfix ändern, damit sie auf archive und announce Zugriff haben.

Wo finde ich den announce-Ordner?

Auf gleicher Ebene wie der Posteingang befindet sich der Ordner announce, welcher nur für die Postmaster beschreibbar ist und für Aussendungen an alle E-Mail-Kontoinhaber verwendet wird.